オフィスリニューアルを機に固定電話を廃止した実例をご紹介 | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

この記事は、プラス株式会社ファニチャーカンパニーのオフィスのライブショーケースと連動した企画記事です。

プラスのオフィスは、自分たちが実際に働くオフィスを”ライブショーケース”と位置づけており、たくさんの方にご見学いただいています。当記事では、私たちの”働く場”に散りばめられた様々な工夫やストーリーをTIPSとしてご紹介。オフィスでの働き方のヒントを、より詳しく知ることができます。(※)

ライブショーケースとして公開しているオフィスは、直接ご来場頂いてのご見学はもちろんのこと、一部オフィスはオンラインでもご見学頂けます。詳しくはこちらをご覧下さい。

(※)記事内のTIPSは公開中のすべてのオフィスに共通して反映されているものではありません。詳しくはお問合せください。

今回ご紹介するのは「オフィスの電話運用」についてです。

プラスの固定電話廃止の事例をご紹介

オフィスにおける電話のありかたが少しずつ変わり、固定電話の需要が減少しています。テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークに代表されるような、働く場所をひとつのオフィスに定めない働き方が広まるとともに、モバイル環境も便利になったことでチャットやメール、オンライン会議ツールなどが浸透し、固定電話でコミュニケーションをとる必要性が少なくなってきたことも、その理由のひとつです。プラスファニチャーカンパニーでも、在宅勤務制度の導入など働き方の変化に伴い、電話の運用を見直してきました。今回は、弊社のある拠点で実際に行った固定電話の削減の事例もまじえながらオフィスの固定電話を見直す際の移行時のポイントについてご紹介します。

オフィス移転を機に固定電話を廃止しクラウド型ビジネスフォンの運用へ

プラスでは過去に２拠点を集約させるオフィス移転を実施。移転前はそれぞれの拠点で固定の自席を持ったオフィスレイアウトを採用しアナログ回線（※1）による電話機固定設置型の運用をしていました。しかし固定席からフリーアドレスという固定の自席を持たない働き方に変更するにあたり電話のありかたも見直すことに。クラウド上にあるPBX機能(※２)を利用してスマホやPCなどで通話ができる電話サービス、いわゆる完全クラウド型のビジネスフォンを採用することになりました。

（※１）NTT東日本・西日本は2024年1月よりアナログ回線を廃止しIP（インターネット回線）へ切り替えを行っています

（※２）複数の電話機やデバイスを接続し、外線を効率的に振り分けたり、内線の転送を自由に行うことをクラウド上で行う機能

固定電話からクラウド型ビジネスフォンへ移行するメリット

クラウド型ビジネスフォンを採用するメリットの、代表的な３つをご紹介します。

ひとつは、デバイスや居場所を問わず受電が可能になるため在宅勤務や外出中の人にも電話の取次ぎができハイブリッドワークや固定の自席を持たないフリーアドレスオフィスに対応が可能な点、そして電話設定に必要な機能をクラウド上で管理するためオフィス移転やレイアウト変更、部門メンバーの増減の際にも電話工事が不要で、回線数の調整が手軽に行えるという管理面のメリットです。コスト面についても、クラウド型ビジネスフォンは社員間での通話は内線化されることにより無料となるため複数のビジネス拠点を抱えているような企業には特にメリットがあります。

他にも、クラウドPBXは通話データの活用も可能で、発着信の履歴や電話取次ぎ履歴も確認できるためデータを活用して業務の見直しなどに活かすこともできます。

逆に、インターネット回線を利用するためネット環境により通話品質の差があったり、セキュリティ対策、月額ランニングコストを加味する必要性などがあることも覚えておきたい点です。

社内で移行していく際のポイント

クラウドPBXを取り入れる目的などを整理し業者やプランが決まったら、正式に導入する前に社内でデモンストレーションを行うことをお勧めします。

デモ機貸し出しサービスを利用し自社での導入に適しているのかを試しましょう。プラスでは移転する社員数は約50名近くでしたが、このタイミングで導入ワークチームを作り、ワークチーム内でクラウドPBXについての理解や運用の確認をするところから始めました。なおワークチームは各部署から1名ずつ選出し、連携を取りやすくする工夫をしています。

その後、社内全体へデモ機を利用した操作説明会を実施、本格的な導入決定へといたりました。また、電話業者の用意するマニュアルとは別に自社の事情に合わせたマニュアルや電話利用のルールを策定。導入スタート時にも社員を数人のチームに分け、操作の確認を行う場を設けました。チームの振り分けは、新たな電話運用の仕組みや操作の理解に長けている人と、理解が難しいと感じる人を混ぜ、効率よく理解が進むようにしました。

クラウド型ビジネスフォンを使ったオフィス運用

固定電話を廃止しクラウド型ビジネスフォンとして、スマートフォンを使っての電話運用を始めた現在は、在宅勤務や外出中のスタッフにも取次ぎができ顧客対応にタイムラグが生まれにくくなったり、固定電話の着信音が社内に鳴り響かないことによりオフィスBGMを活かしながら心地よく働けるようになったりと、メリットを活かしながら働くことができています。

今回ご紹介したクラウド型ビジネスフォン以外にも様々な電話の選択肢があります。オフィスレイアウト変更や移転を機に、電話のありかたも見直し、より働きやすい環境を整えてみるのはいかがでしょうか。