オフィスレイアウトで管理職はどう配置するべき？考え方や重要性を徹底解説 | | オフィスデザインのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

オフィスで管理職の座席配置が重要な理由

オフィスの環境は、従業員の働きやすさやコミュニケーションの質に直接影響を与える要素です。
とくに管理職の座席位置は、ときにオフィス全体の雰囲気を変えてしまうほどの影響力があります。
そのため、管理職の座席は適切に配置し、業務効率や職場の雰囲気を良好に保つ必要があるのです。
ここでは、管理職の座席配置が重要な理由を解説します。

プレッシャーを和らげるため

管理職が部下に近すぎる配置では、部下に不要なプレッシャーを与えてしまう原因となります。
多くの人にとって、上司が常に目の前にいると監視されているような気持ちになり、心理的なストレスを受ける可能性が高くなります。
そうなると、部下は本来のパフォーマンスを発揮しにくくなり、業務効率に影響がおよびます。
そのため管理職と部下の座席は適切な距離を保ち、お互いにリラックスして働ける環境を整える必要があるのです。

効果的にコミュニケーションを取るため

近すぎるのとは反対に、管理職と部下の座席に距離がありすぎると、コミュニケーションが取りにくくなることもあります。
物理的な距離が開きすぎることで、部下が必要に応じて話しかけられず、相談や報告が遅れることも考えられます。
別のフロアに管理職の席を設置すると、移動する時間がロスになり業務効率を大きく損なってしまいます。
近すぎず遠すぎず、管理職と部下の座席は適切な距離を保つ必要があるのです。
お互いのパーソナルスペースを確保し、緊張を和らげつつも部下が安心して相談できる距離感を考えることが大切です。

機密情報の確保

近年、企業からの情報漏洩が取り沙汰されることも多く、適切な情報管理は多くの企業にとって課題となっています。
とくに管理職は機密情報を扱うことが多いため、情報の漏洩リスクを最小限に抑えることが求められます。
管理職の席を壁に面させたり、パーティションで囲ったりすることで、不意に第三者の目に機密情報が触れることを防ぎ、情報の漏洩を未然に防げます。
管理職が安心して業務に集中できる環境を整えることも意識して、オフィスレイアウトを構築しましょう。

オフィスのレイアウトのパターン

オフィスレイアウトにはいくつかのパターンがあり、それぞれに特徴があります。
社風や業務内容に適したレイアウトを選ぶことで、管理職と部下が適切な距離を保て、快適で効率的なオフィスを構築できます。
以下に、代表的なオフィスレイアウトのパターンを紹介します。

対向型

対向型は、デスクを向かい合わせて配置するレイアウトです。
常に向かい合わせにチームメンバーがいるため、チーム内のコミュニケーションを活発にし、協力して業務を進めるのに適しています。
またスペースを効率よく使えるため、限られたオフィススペースを有効に活用可能です。
一方で他部署との連携が取りにくく、常に目の前に誰かがいるため集中しにくいというデメリットもあります。
一般的には上座に管理職の席を設置しますが、組織体系によっては部下と上司が向き合って座ることも考えられ、余計なプレッシャーを与えてしまう可能性もあります。

同向型

並列型はすべてのデスクが同じ方向を向く配置で、集中しやすい環境を提供できます。
周囲の人と視線が合わないため、個々の業務に集中しやすく、コールセンターや保険・銀行の窓口業務など、個人で完結する業務に採用されています。
しかし周囲とのコミュニケーションが難しいため、チームで業務を行う場合にはあまり用いられません。

背面型

背面型レイアウトは、従業員同士が背中合わせに座るスタイルです。
個々の業務に集中しやすく、プライバシーを保護できるだけではなく、振り向くだけでコミュニケーションが取れます。
そのため集中力とチーム内での協力が求められる業務に向いており、管理職と部下のデスクを近づけつつもプレッシャーを与えません。
しかし個人スペースはパーテーション（パーティション※）などを使って区切るため、やや閉鎖的になることがデメリットです。
また振り返ってのミーティング中は動線がふさがるため、ある程度のスペースも必要です。

フリーアドレス

近年流行しているフリーアドレス型は、固定席を設けず自由に作業スペースを選べるレイアウトです。
自由に座席が選べることで、部署や職位を超えたコミュニケーションが生まれます。
また、固定席をなくすことで生まれた余剰スペースをリフレッシュエリアや個人ブースとして活用でき、オフィス内の人員もコントロール可能です。
そのためテレワークとも相性が良く、感染症対策にもつながります。
しかし個人の居場所が分かりにくくなるため、部下と上司のコミュニケーションや必要な伝達に時間がかかることもあります。
解決策として、遠隔でコミュニケーションが取れるICTツールを活用した対応が求められます。

クローズドオフィス

クローズドオフィス型は、個別の空間やパーティションで区切られたプライベートスペースを設置するレイアウトです。
重要な書類を扱う職種や、技術職など集中が必要な業務に適しています。
そのため、管理職の固定席に採用されることも多いです。
しかし室内の様子がわかりにくくコミュニケーションが希薄になりがちなため、定期的なミーティングや交流の機会をつくり、社員同士のつながりを保つ工夫が必要です。

管理職の座席の決め方

オフィスに適したデスクレイアウトの候補が決まったら、今度は管理職の座席位置を決めていきます。
適切な場所に管理職の座席があることで、部下とのコミュニケーションが円滑になり、より良い人間関係が育めるでしょう。
ここでは、管理職の座席を決めるポイントについて解説します。

従業員の動線上に設置する

従業員が日々移動に使う動線上に管理職の座席を配置し、コミュニケーションを円滑にしましょう。
普段通る場所に管理職がいることで、移動にかかるロスを減らし業務が効率的になります。
オフィスの出入り口付近、執務室とリフレッシュスペースの間など、よく利用される通路の近くに管理職の席を設けることが考えられます。
日常的に従業員と顔を合わせる機会も増えるため、自然とコミュニケーションも促されるでしょう。
部下が気軽に相談や報告を行える雰囲気を保てることがメリットです。
しかし動線上に配置する場合はセキュリティ対策も忘れずに行い、機密情報の漏洩を防ぐ工夫も必要です。
パーテーションの設置や、情報の取り扱いに関するルールを明確にすることが求められます。

適度な距離を保つ

管理職の座席は、従業員との適度な距離感を意識して配置することが大切です。近すぎると部下が緊張やプレッシャーを感じる一方、遠すぎるとコミュニケーションが希薄になる可能性があります。
一般的に管理職と部下の距離は120〜360cmが適切だとされており、この範囲内であれば自然な会話が生まれやすくなります。
またオフィスのレイアウトによっては、管理職の座席を部下のデスクと視線が交わらない位置に配置することも効果的です。
例えば対向型レイアウトなら、管理職のデスクの向きだけ変えることなど検討しましょう。
適度な距離感を保つことで、部下は安心して業務に取り組むことができ、管理職も必要なときにサポートやフィードバックを行いやすくなります。

新しいオフィスでは上座・下座にとらわれない

日本の伝統的な席次では、上座が出入り口から遠い席、下座が近い席とされています。オフィスにおいても、長年この考え方がありました。
しかし現代のオフィスレイアウトにおいては、必ずしもこの考え方にとらわれる必要はありません。
形式よりも働きやすさを重視し、柔軟な発想で配置を検討することが求められています。
出入り口に近い場所に管理職の座席を設けた場合、来訪者への対応がスムーズになり、業務効率が向上します。
また、同向型のレイアウトでは中心に管理職のデスクがあることで、チームメンバー全員とコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。
オフィスのレイアウトは業種や組織の文化によって異なりますが、上座・下座に固執せず、柔軟に座席を配置しみんなが働きやすい環境を目指しましょう。

オフィスのことならプラスにお任せください

オフィスレイアウトにおける管理職の座席配置は、業務効率とコミュニケーションに大きな影響を与えます。
基本的には、管理職と部下の距離を近すぎず遠すぎず適度に意識し、圧迫感を与えない配置を行います。
さらに上座・下座など従来の固定観念にとらわれず柔軟に配置を決めることで、働きやすい環境を整えられるでしょう。
オフィスのレイアウトにお悩みであれば「プラス」にご相談ください。
企業独自の個性を活かしつつ、管理職を含めた従業員全員が働きやすい仕事環境を提案いたします。

※プラスではパーテーションをパーティションとして表記しております。