Web会議を活用するメリット・デメリットとオフィス内で行う際に問題となる「場所」の解決方法

ZOOMやSkype、Meetなどを使いWeb会議を行う企業が増加しています。以前は、離れた場所同士で会議を行う場合、テレビ会議システムが必要で、かなりのコストがかかりました。しかし、現在ではネットにつながる環境があれば、ほとんどコストをかけずに会議を行うことが可能になっています。Web会議は、いつでもどこにいてもすぐに始められるのが大きなメリットですが、オフィスにおいては、それがかえってデメリットになる場合があります。そこで、今回は特にオフィスでWeb会議を行う際のメリットと問題点を見つつ、オフィスで活用する際に問題となる「場所」について、その解決方法をお伝えします。

Web会議を利用する企業が増加している背景

テレビや雑誌などでも取り上げられることが増えたWeb会議。以前から存在していたものの、最近になって急激に利用する企業が増加している背景としては、次のような理由が考えられます。

安価に活用できるシステムの増加

冒頭でも触れたように、現在、Web会議は、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンなどネットに接続できる端末があればほぼコストをかけずに利用可能です。また、Web会議用のアプリの増加、機能の進化もWeb会議が増加している理由のひとつです。

新型コロナウイルス感染拡大の影響によるテレワークの増加

世界中で流行が拡大している新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増加。これにより、自宅からでも会議に参加できるツールとして、Web会議の普及が進んでいます。

経費節減で出張を減らすための対策

Web会議は離れた場所同士での会議が可能になるため、相手がいる場所を訪問する必要がありません。そのため、移動にかかる経費を削減できます。特に宿泊を伴う出張費を削減できるのは企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

Web会議をオフィスで活用する際のメリットと問題点

Web会議を導入するメリットや問題点というと、在宅勤務の社員にとってのメリット、問題点に着目しがちですが、オフィスで利用する場合のメリットや問題点も把握しておく必要があります。メリットとして大きいのは、ペーパーレス化が進む点です。会議に資料はつきものですが、Web会議の場合、インターネットを通じた会議になるため、基本的に資料はすべてデジタル化し、モニター上で閲覧します。これにより、紙の資料が必要なくなりペーパーレス化が進みます。また、ペーパーレス化が進めば、オフィスで書庫が不要になり、省スペース化や余ったスペースの有効活用も可能です。

次に問題点ですが、もっとも大きいのは場所の確保です。具体的には次の2点が問題となります。

自席では周囲に迷惑がかかる

在宅の社員や取引先との会議において自社からはひとりだけで参加する場合、わざわざ会議室を使わずに自席で行うケースがあります。そのため、ひとりで長時間話している状態となり、周囲に迷惑かかってしまう場合があります。

会議の回数が増えて会議室の予約がしにくくなる

通常の社内会議にWeb会議が加わるため、必然的に会議の総数が増え、会議をしたいのに会議室の予約が取りにくくなってしまう場合があります。

オフィスでWeb会議を行う際に問題となる「場所」の解決方法

自宅同様にオフィスでもメリットがあるWeb会議ですが、オフィスならではの問題点もあり、これを解決しないと思ったようなメリットも享受できません。そこで、オフィスでWeb会議を行う際の場所問題を解決する主な方法を紹介します。

ペーパーレス化を進め、オフィスの空きスペースをつくる

Web会議を行う際のメリットであるペーパーレス化。これにより書庫が不要になって空いたスペースをWeb会議専用スペースとします。

事前に情報共有を済ませ、できるだけ会議を短時間で終わらせるようにする

会議が始まってから資料を共有するとどうしても会議時間が長くなってしまうため、事前に情報共有を済ませておき、できるだけ短時間で会議を終わらせるようにします。

Web会議用に会議室をパーテーションで区切る

大会議室をパーテーションで区切り、一度に複数のWeb会議を行えるようにします。
テレワークやリモートワークにより、オフィス以外の場所でもweb会議ができるよう制度を変更する

自宅以外に外出先やコワーキングスペース、貸し会議室など、オフィス以外の場所でもWeb会議ができるように就業規則の改定をします。

オフィス外も視野に入れつつ快適なWeb会議環境の構築を

Web会議は、いつでもどこにいてもすぐに会議を始められるため、テレワークで自宅や外出先にいる社員にとってはオフィスにいるときと同じように業務を進めていけます。半面、オフィスにいる社員にとっては、周囲に迷惑がかかる、会議が増えて会議室の予約が取りづらくなるなど、Web会議のメリットがデメリットにもなりかねません。

解決法としては、事前の情報共有による会議の短時間化、オフィス外での会議を可能にする就業規則の改定などがありますが、そのなかでも、おすすめしたいのが、現在のオフィスレイアウトを工夫してWeb会議の環境を構築する方法です。

テレワークによりできたオフィスの空きスペースをWeb会議専用のスペースにする。大会議室をパーテーションで区切って同時に複数のWeb会議をできるようにするなど、オフィスを拡張しなくても、工夫次第でWeb会議環境の構築は可能です。Web会議が増え、オフィスの場所問題でお悩みでしたら、ぜひ参考にしてください。