今、注目を集めているオンライン商談のメリットとデメリット | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

従来、取引先との商談と言えば、営業社員が取引先へ直接訪問し、対面で行うのが一般的でした。もちろん今でもこの形で商談を行っている企業は少なくありません。しかし、企業として継続的に成長していくには、時に別の方法を検討することも必要となるでしょう。特に、新型コロナウイルス感染拡大の影響でこれまでの生活様式に変革が求められている今、いかに移動や「密」を避けつつ、企業活動を行うかは多くの企業にとって喫緊の課題となっています。そこで、今回はその施策のひとつとして大きな注目を集めているオンライン商談について、背景やメリットやデメリット、導入のポイントをお伝えします。

なぜ、今オンライン商談が注目を集めているのか？

そもそもオンライン商談とは、お互いが在宅で、もしくはお互いのオフィス、サテライトオフィスなど離れた場所でパソコンやタブレット端末を使って商談を行うものです。以前から電話を使った商談はありましたが、簡単に動画でやり取りができるツールの進化、普及により、離れた場所にいても対面とほとんど変わらない環境での商談が可能になっています。

オンライン商談は、移動にかかるコストや時間の削減が可能なため、以前から利用する企業もありました。しかし、ここまで大きな注目を集めるようになった背景にはやはり、新型コロナウイルスの感染拡大の影響があります。国からの緊急事態宣言により、必然的に対面での商談ができなくなったため、その対応策としてオンライン商談を導入する企業が増加しました。さらに緊急事態宣言が解除された後でも、できるだけ移動や「密」は避けるといった「新しい生活様式」により、オンライン商談は多くの企業で定着していくと予測できます。

オンライン商談を導入するメリットとデメリット

多くの企業から注目を集めているオンライン商談。実際に導入することでどういったメリットが得られるのか、また、デメリットはあるのかについて見ていきます。

オンライン商談導入で得られるメリット

感染症対策

前項でも触れたようにオンライン商談は、「新しい生活様式」に則り、3密の回避、テレワークなどを実現するための対策になります。

移動にかかるコスト、時間の削減

商談を行うために取引先に訪問する交通費や時間が削減されるうえ、その分を他の業務に充てるといった効率化が実現します。

新たな商圏での取引も可能

宿泊を伴う出張が必要といった理由でなかなか訪問できなかった地域の企業とも気軽にやり取りができるようになり、商圏拡大が可能になります。

ペーパーレス化

これまでの対面商談では、印刷した資料、カタログ、パンフレットを持参するのが一般的でした。しかし、オンライン商談であれば、これらのものはすべてデジタル化し、商談相手と共有するため、ペーパーレス化が進められます。

オンライン商談導入で生まれるデメリット

対面に比べて細かいニュアンスが伝えにくい

オンライン商談はブラウザーもしくはアプリを使用して行うため、モニターの解像度によっては商品の色味や質感がうまく伝わらない場合があります。また、食品の場合、味や匂いを伝えられない点が不便です。

遅延や中断が起こる場合がある

利用している通信環境によっては、遅延や中断などが起こり、スムーズに進まない場合があります。

対面での商談にしか応じない企業もある

上記のデメリットや、企業の方針により、対面での商談にしか応じない企業もあります。そうした場合、オンライン商談は利用できません。

オンライン商談を効果的に活用するためのポイント

オンライン商談は、移動のコストを抑えられ、感染症対策になるなどメリットが多いため、今後はデメリットを解消しつつ導入を進めていくのが望ましいでしょう。そこで、デメリットを解消し、効果的に活用するためのポイントを紹介します。

商談先との事前の情報共有

オンライン商談において相手に細かいニュアンスを伝えるには、データを送る、商品サンプルを送るなど事前に情報共有をしておくとよいでしょう。お互いの間で認識の違いが起こりにくくなります。

通信環境の整備

商談途中で回線が切れたり、遅延が起こったりといったトラブルを避けるため、回線を増強する、無線LANではなく有線LANを用意しておくなど、通信環境の整備を行うとよいでしょう。また、「オンライン商談中のパソコンでは必要のないソフトやアプリを立ち上げない」、「ヘッドセットを使って音声トラブルを防ぐ」といった通信状況の改善方法を社員の間で共有することも必要です。

オンライン商談と他の方法の柔軟な使い分け

100%オンライン商談に振り切るのではなく、場合によっては電話やメール、他のツールなどを通じた商談を行うようにし、適宜柔軟に使い分けることでさらなる業務効率化が実現します。

オンラインのメリットとデメリットを考慮したうえで効果的な活用を

オンライン商談を活用する最大のメリットは時間の節約だと言えるでしょう。取引先まで訪問する時間が短縮されることで、従来の対面による商談に比べて1日に行える商談の数は確実に増やせます。しかし、商談数を増やせたとしても、成立させなければ意味がありません。そこで重要になるのが、事前の情報共有です。

オンラインでの商談は対面に比べてどうしても商品自体の細かいニュアンスが伝えにくいため、可能であれば現物を事前に送っておくとよいでしょう。また、事前に取引先の要望を聞き、それをもとに資料をまとめて共有しておくのが望ましいと言えます。この事前共有がないと、意思の疎通が取りにくくなり、かえって商談時間がかかってしまう、成立にまでたどり着けないといったことが起こりかねません。

オンライン商談によって商談回数を増やすことばかりを考えるのではなく、その余った時間を使って十分な事前準備を行うことこそが、オンライン商談成功の鍵と言えるでしょう。