オフィス分散とは？注目される背景やメリット・デメリット、導入のポイントを解説

オフィス分散とは、複数の場所にオフィスを分散させることをいいます。従来のオフィスといえば、都心のオフィスビルに多くの人が働く場所をイメージする人も多いでしょう。しかし、このような集約型のオフィスでは、ビジネス環境の変化や多様化する働き方に対応することが難しいと言われています。一方、分散型オフィスなら、さまざまな変化に柔軟に対応することが可能です。今回は、オフィス分散が注目される背景やメリット・デメリット、導入のポイントなどを紹介します。

オフィス分散とは？集約型のオフィスとの違い

時差出勤やリモートワークなど働き方が多様化するなか、オフィス分散の考え方に注目が集まっています。ここでは、オフィス分散の目的や集約型オフィスとの違いを解説します。

オフィス分散の目的

オフィス分散とは、ワークスペースを複数の場所に分散することです。たとえば、本社以外の場所にオフィスを設けるサテライトオフィスのように、離れたオフィスから業務ができるようにすることを目的としています。支社や営業所とも異なり、主に従業員の多様な働き方を実現するために行われます。そのため、営業拠点となる場所以外にも、郊外や地方など従業員が働きやすい場所に設置されることも多いです。

集約型オフィスとの違い

従来のように、都心を中心としたオフィスに業務の拠点を構えることを集約型オフィスといいます。人が集まることで効率的に業務を進められ、生産性を高めることが可能です。また、コミュニケーションが取りやすいことから、新しいアイデアが生まれやすい環境とも言えます。一方で、ビジネス環境や働き方の変化に柔軟に対応することが難しいということがデメリットです。

オフィス分散に注目が集まっている背景

集約型オフィスに本社機能を残しつつ、オフィス分散を進める動きも見られます。なぜ、オフィス分散に注目が集まっているのでしょうか。

その理由のひとつは、ひとつのオフィスが利用できなくなった場合でも、ほかのオフィスで対応できるようにするためです。複数の場所にオフィスがあれば、特定のエリアへの通勤が困難になっても業務を継続することができます。

また、従業員の通勤にかかる負担を軽減し、より柔軟な働き方を実現しようという動きがあることも理由のひとつです。従業員の通勤時間を減らすことで、仕事やプライベートに時間を充てられるようになります。

さらに、オフィスの稼働、拡大や縮小、移転などにかかるコストを抑える狙いもあるでしょう。今後、在宅勤務やリモートワークなどが進めば、集約型オフィスの稼働率は下がるでしょう。都心のオフィスを縮小し、郊外や地方に分散すればコストの削減にもつながります。

サテライトオフィスの種類

本社以外の場所に置かれるサテライトオフィスには、主に3つの種類があります。

サテライトオフィスの詳しい内容はこちらをあわせてお読みください「企業がサテライトオフィスを設置するメリット・デメリットとは？」

【関連コラム】 企業がサテライトオフィスを設置するメリット・デメリットとは？

都市型サテライトオフィス

都市型サテライトオフィスとは、本社以外に都市部に設置されるオフィスのことです。すでに都市部に本社を持ちながら、本社とは別の機能を持たせるために設置するケースもあります。また、地方に本社を持つ企業が、営業の拠点として都市部にサテライトオフィスを置くこともあります。

郊外型サテライトオフィス

郊外型サテライトオフィスは、都市部に本社を持つ企業が、本社とは別に郊外に設置するオフィスのことです。主に、従業員が通勤しやすい環境を整えるために設置されます。ベッドタウンと呼ばれるエリアに設置することで、従業員の通勤時間を減らすことが可能です。

地方型サテライトオフィス

都心に本社を持ちながら、地方にサテライトオフィスを構えるケースもあります。地方にオフィスを置くことで、営業活動のエリアを拡大することが可能です。また、働き方の多様化への対応、災害時の対応も可能になります。

オフィス分散のメリット・デメリット

オフィス分散には、メリットとデメリットがあります。

オフィス分散のメリット

オフィス分散のメリットは、感染症の予防や災害などに対応できることです。複数のエリアにオフィスを置くことで、業務が完全に滞ってしまうリスクを回避できます。また、従業員の働き方に合わせた採用が可能になるため、人材の確保にも効果が期待できるでしょう。さらに、郊外や地方にオフィスを置くことで、賃料や通勤にかかる費用の削減や、商圏を拡大できることもメリットです。

オフィス分散のデメリット

オフィス分散により従業員が集まる機会が減り、コミュニケーション不足になりやすいことがデメリットです。コミュニケーションが不足することで、仕事に対する従業員の不安や組織力の低下につながる可能性もあります。また、オフィスの設置に手間や費用がかかることもデメリットと言えるでしょう。

オフィス分散を導入する際のポイント

オフィス分散は、コミュニケーションの不足や業務の非効率化につながる恐れもあります。分散後もスムーズに業務を進めるために注意したいポイントを紹介します。

コミュニケーションが取りやすい環境を整える

オフィス分散により従業員同士が顔を合わせる機会が減り、コミュニケーションが不足しやすくなります。そのため、ほかのオフィスで働く従業員とのコミュニケーションが取りやすいように工夫することが大切です。たとえば、テレビ会議システムを使って定期的にミーティングを行ったり、上司と部下で面談する機会を設けたりするといった方法があります。また、社内SNSやチャットなど、気軽にやり取りできるツールの導入も検討しましょう。

リモートワークを円滑に行うための研修やフォローを行う

リモートワークになじみのない従業員には、業務をスムーズに行うための研修やフォローが必要です。ツールを導入する場合は、使い方やトラブル対応のしかたを学んでもらう必要があるでしょう。また、業務の進め方や勤怠管理、人事評価の方法なども事前に伝えておく必要があります。

オフィス分散でさまざまな変化に対応できるオフィス運営を目指す！

ビジネスを取り巻く環境が急激に変化するなか、オフィス分散に注目が集まっています。都市部にオフィス機能を集中させずに、郊外や地方へ分散させることで、さまざまな変化に対応できるオフィス運営が可能です。ただし、オフィス分散には、従業員のコミュニケーションが不足しやすいという課題もあります。そのため、オフィス分散を行う際には、離れた場所からでも円滑にコミュニケーションを取れるように、ツールの導入や研修、フォローなどを行いましょう。