業務効率化やコミュニケーション活性化に効果を発揮するリフレッシュルームとは？

スタッフの休憩やコミュニケーションの場として、オフィス内にリフレッシュルームを設置することで望める効果は少なくありません。しかし食堂や休憩室と何が違うのか、実際に多くのスタッフに活用してもらうにはどうするべきかなど、リフレッシュルームを設置するうえで考えておくべきことがあります。そこで今回はそもそもリフレッシュルームとはどういったものなのか、そしてリフレッシュルームの設置に必要なこと、設備について考察します。

オフィスにおけるリフレッシュルームの重要性

労働安全衛生法の改正により、2015年12月から50人以上のスタッフがいる職場においてストレスチェックの実施が義務化されました。その背景には、仕事や業務に対し強い不安やストレス感じているスタッフが増えていることが挙げられます。実際、厚生労働省が発表した「過労死等の労災補償状況」によると精神障がいの労災補償の請求件数は2017年の時点で1,732件です。この数字は2013年の1,409件から4年で約1.2倍に増えています。また決定件数もこの4年で1,193件から1,545件と約1.3倍です。

ストレスチェック制度はスタッフ50人以上という設定からも、基本的には大企業向けの施策と考えられます。しかし中小企業であってもスタッフのメンタル面をケアすることが重要であることには変わりありません。
リフレッシュルームは気分転換を行う場所というだけではなく、スタッフのメンタルをケアできるという点においても非常に重要な意味を持っているのです。また業務中に適度にリフレッシュをすることで、集中力が増し業務効率化につながります。さらにさまざまな部署のスタッフが集まり雑談を交わすことでコミュニケーション活性化し、思いもよらぬアイディアが浮かぶといった大きな効果が生まれる可能性があります。

リフレッシュルームは食堂や休憩室のように用途が限定されているものではなく、企業の目的、スタッフの要望などによりさまざまな用途で活用できる多目的スペースです。それぞれの企業の事情に応じて自由な設計ができるため、食堂や休憩室以上にスタッフのメンタルケアを行うのに最適なスペースだといえます。

リフレッシュルームをつくるうえで考えておくべきこととは？

前項でも言及したように、リフレッシュルームは企業の事情に応じて自由な設計ができるスペースです。そのため明確な目的を持って設計をしないと、つくったものの誰も利用しない無駄なスペースになってしまいます。そうしたリスクを避けるためには特に次の3点について注意をする必要があります。

社内のみで使うのか、訪問客にも開放するのかを決める

スタッフのみで利用するのか、それとも訪問客にも開放するのかにより、設置する場所や設えが大きく変わります。場所から考えるのではなく、誰が使うのかを軸に考えましょう。折角スペースを作ったのに、誰も利用していないという状況にならないようにしたいものです。

食事でも使うのか、打ち合わせやミーティングでも活用するのかを決める

食事でも利用するスペースにするのであれば、電子レンジや冷蔵庫などを置くスペースも確保する必要があります。また、打ち合わせやミーティングでも活用するのであれば、ホワイトボードの設置やWi-Fiを使えるようにするなど、用途に応じてデザインやスペースの確保を考えなくてはなりません。

スタッフの数に対してどの程度の広さにするのかを決める

例えばスタッフが30人のオフィスの場合、一度にすべてのスタッフが使える広さにするのか、5、6人がゆったりとできるぐらいの広さにするのかなどを決める必要があります。これも食事ができるようにする、お茶を飲むだけのスペースにするなど用途によっても決めていきます。

リフレッシュルームに必要な設備とは？

リフレッシュルームに必要な設備として、休憩することを主目的とするのであれば、ソファやクッションといったものが必要になります。また、自動販売機やバランスボール、卓球台といったものがあると気分転換になり、リフレッシュ効果もアップするでしょう。

ほかに訪問客にも開放し、リラックスしながら打ち合わせも行えるスペースにするのであれば、資料棚やプロジェクター、モニターがあると便利です。基本的にはどういった目的で使用するのかを明確にすることで、必要な設備が決まります。利用目的を明確して、必要な設備を用意しましょう。

リフレッシュ効果が業務効率化やコミュニケーション活性化を生み出す

始業から終業まで変わることなく集中力を持続させることは簡単ではありません。人によっても異なりますが、定期的に休憩を取り、リフレッシュすることでかえって業務効率は上がります。リフレッシュルームはそうした意味でも単なる休憩の場所としてだけではなく業務効率化にも効果を発揮します。

またリフレッシュルームにはさまざまな部署から人が集まってくるため、普段はかかわらない人とコミュニケーションを取ることも可能です。その結果、社内全体のコミュニケーション活性化にもつながります。

もちろん単にスペースをつくるだけではなく人が集まりやすくなるデザインやリラックスできる雰囲気を工夫することが欠かせません。リフレッシュルームの設置でさまざまな効果を発揮させたいという場合は、まず専門家に相談することをおすすめします。

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