活発なアイデア出しを実現するためのオフィス環境とは?

ワークスタイル

オフィスで行う業務のなかで会議や打ち合わせは、今後の方針を決めたり、新たなアイデアを出したりと、非常に重要な業務のひとつです。しかしやり方によっては、無駄が多く効率が悪いと思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。重要な業務でありながらも効率が悪いとなれば、業務全体としての生産性が落ちてしまいます。これを避けるためには、効率的に会議、打ち合わせができるオフィスレイアウト、環境づくりが欠かせません。そこで今回は会議や打ち合わせの無駄をなくし、活発な議論を実現するためのオフィスレイアウトについてご説明します。

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会議や打ち合わせで無駄が多くなってしまう理由

アイデア出しのために行うはずの会議や打ち合わせで、無駄が多くなる理由はさまざまです。ここではそのなかでも主な理由として3つ紹介します。

日常的なコミュニケーション不足

普段、ほとんどコミュニケーションを取っていない相手と、会議の場で急に積極的な議論をすることは簡単ではありません。アイデアが飛び交う活発な議論を行うには、日常的にコミュニケーションを取ることが不可欠です。

会議室以外に打ち合わせをするスペースがない

休憩中やちょっとした雑談をしている際に急にアイデアが浮かび、打ち合わせをしたいと思うことがあります。しかし、そのためのスペースがなければアイデアのブラッシュアップもできません。会議や打ち合わせができるのは、予約制の会議室のみといったオフィスではありがちなケースです。

会議をすることが目的となってしまっている

無駄のない効率的な会議をするには、明確なゴールが必要です。明確なゴールがないままに行うと、結論のないただ長いだけの会議になってしまいがちです。毎週1回行う定例会議といったような形式だけの会議は、アイデアや議論が生まれない、会議すること自体が目的の会議となってしまっていることが多いのではないでしょうか。

生産性の高い会議を実現するオフィスレイアウトとは?

会議を生産性の高いものにするには、どういった方法が必要なのでしょう。解決策のひとつとしてオフィスレイアウトの見直しがあります。前項の問題点を踏まえ、生産性の高い会議をするためのオフィスレイアウトについて考えてみます。

生産性の高い会議を実現するためのポイントは「カジュアルにコミュニケーションを取れる環境」「事前準備をしっかりとできる環境」の2つです。

ワーカー同士で日常的にコミュニケーションが取れ、いざというときに予約をしなくともすぐに打ち合わせができるスペースがあることで、会議の生産性は大きく向上するでしょう。

この2つのポイントを実現するために必要なオフィスレイアウトは、従来の会議室の形態にこだわらない自由な発想を生かしたレイアウトです。例えばコピー機の周辺や自動販売機周辺など、人が集まりやすいマグネットスペースに、スタンディングミーティングを行えるようなテーブルを設置する、議論を行うためのアイデアを事前に集中して練られるスペースをつくることなどが考えられます。

活発なアイデアと議論を実現するオフィスレイアウト事例

次に実際にオフィス内でさまざまな工夫を凝らし、活発なアイデアや議論を実現しているオフィスレイアウト事例を3つご紹介します。

株式会社科学情報システムズ様

1984年に設立し、多くの企業に技術、サービスを提供している株式会社科学情報システムズ様。本社移転の際に新しいオフィスの窓側部分にテーブルと椅子を置いた多目的なコミュニケーションエリアを設置。いつでも思い立った時に気軽に打ち合わせができる場として機能しています。

株式会社セゾン情報システムズ様

1970年に設立し、Fintechプラットフォーム事業、流通ITサービス事業、HULFT事業などを行う株式会社セゾン情報システムズ様。2017年11月の移転に合わせ、受付付近に打ち合わせにも利用出来るカフェ、集中して作業が出来る個人ブース、少人数で簡単な会議できるファミレス席など、さまざまな状況に応じて打ち合わせができるスペースを用意しました。

FDK株式会社様

2001年1月、富士電気化学株式会社から社名変更を行ったFDK株式会社。社名変更をきっかけにオフィスも大きくつくり替えました。なかでも振り向けば、即ミーティングが可能な背面対向式レイアウトや通路横の壁に設置されたカウンターなど、ワーカーのコミュニケーション活性化を意識したレイアウトにより、日々、クリエイティブなアイデアが生まれています。

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コミュニケーションのとりやすさと事前ソロワークが活発な議論を生み出す

活発にアイデアが出る議論を行うには、日常的に社員同士がコミュニケーションを取れる環境が必須です。社員同士に遠慮や心理的な距離感があれば、どんなに会議室やミーティングルームを工夫したところで活発な議論は生まれません。そういった意味で日常的にコミュニケーション活性化を促す環境をつくることが、活発な議論を実現するうえでもっとも重要なポイントであるといえます。

議論に向けて事前準備として発想を広げたりアイデアを練ったりするには、一人で集中して業務を行うスペースがあるとよいでしょう。また、会議内容に応じて気軽に打ち合わせができるスタンディングスペースやカジュアルなミーティングスペースなどを設けることをおすすめします。このように、さまざまな状況によってそれぞれに最適な環境とスペースを用意することが、活発な議論やアイデアを生むオフィスレイアウトであるといえるでしょう。