オフィスコミュニケーションで社内を活性化！事例や取り組みを紹介

オフィスコミュニケーションが組織の生産性向上につながる理由とは

オフィスにおけるコミュニケーションは、単なる会話のやりとりではなく、業務の効率化やミスの防止、チームの一体感を高めるために欠かせない基盤です。情報共有や意思疎通がスムーズに行われるオフィスでは、仕事のスピードが上がり、生産性が向上します。

また、従業員同士の関係性が良好であれば、メンタルヘルスやモチベーションの維持にも寄与し、離職率の低下や組織の安定性にもつながります。最近では、物理的な距離や働く時間が多様化する中で、意識的に従業員同士がつながる仕組みが必要といえるでしょう。

なぜオフィスコミュニケーションが組織の生産性向上に寄与するのか、その具体的な理由を3つの観点から解説します。

■オフィスコミュニケーションが組織の生産性向上につながる理由

情報共有や意思疎通がスムーズになるから

オフィス内での円滑なコミュニケーションは、日々の業務に必要な情報共有や意思決定のスピードを大きく向上させます。連携ミスや情報の抜け漏れが減り、業務の無駄や重複作業を防ぐことができるため、結果的に生産性が高まります。

また、部門間の連携がスムーズになると、プロジェクトの進行が加速し、組織全体としてのパフォーマンスも向上するでしょう。些細な相談や雑談の中から、思わぬ気づきや課題解決のヒントが生まれることもあり、対話の質と量が成果に直結します。

さらに、活発なコミュニケーションが根付いているオフィスでは、チームの結束力も高まり、変化への対応力や組織の柔軟性も向上します。

社員満足度が向上するから

コミュニケーションが活性化しているオフィスでは、従業員同士が気軽に相談しやすくなり、相互理解や信頼関係が深まります。これにより、困っているときにすぐに助けてもらえる環境が整い、心理的安全性の高いオフィスが実現するでしょう。

こうした環境は、従業員にとって「働きやすいオフィス」と感じられるため、満足度やエンゲージメントが向上。従業員が安心して意見を言える風土があると、業務の質も着実に高まっていきます。

また、オフィスへの満足感が高まることで離職率の低下にもつながり、採用・育成にかかるコスト削減にも寄与するというメリットがあります。

企業理念の浸透につながるから

日常的なコミュニケーションの中で、経営層の想いや企業のビジョンが繰り返し語られると、その理念が自然と組織全体に浸透していきます。上層部からのトップダウンではなく、従業員同士の対話を通じて共感が生まれることが重要です。

また、オープンな対話や雑談の場はイノベーションの種を生み出し、自由に意見交換ができると、新しいアイディアや業務改善のヒントが出やすくなります。

さらに、健康経営の観点から見ても、良好なコミュニケーションはストレス軽減やメンタルヘルスの向上に寄与し、従業員の持続的なパフォーマンス発揮を支える要素となります。

オフィスコミュニケーションの移り変わり

近年、働き方の多様化やテクノロジーの進化に伴い、オフィスにおけるコミュニケーションのあり方も大きく変化しています。

ここでは、従来のオフィスコミュニケーションの特徴と、現代の交流スタイル、さらにABW（Activity Based Working）によってもたらされた新しいコミュニケーションの移り変わりを解説します。

従来のオフィスでのコミュニケーションの特徴

従来のオフィスでは、部署ごとに固定席が設けられ、日々の業務は基本的にその中で完結するスタイルが一般的でした。同じ部署内でのやりとりは円滑でも、他部署との接点が少なく、部門をまたいだ情報共有や連携は難しい傾向にありました。

また、非公式なコミュニケーションの多くは、喫煙所やランチ、飲み会といった業務外の場に頼ることが多く、プライベートの時間を消費する形で人間関係を築くケースも見られました。

このようなスタイルは一体感を生む一方で自由度が低く、オフィス内の多様な交流を阻害する要因となることもあったといえるでしょう。

近年重視される社内交流スタイルとその背景

近年は、部署や役職の垣根を越えたフラットなコミュニケーションが重要視されるようになってきました。その背景には、働き方改革やイノベーション創出の必要性、さらにはZ世代をはじめとする価値観の多様化などがあります。

こうした変化に対応するため、多くの企業が取り入れているのが自然な交流が生まれやすいフリーアドレスや、オープンオフィスです。固定化された人間関係ではなく、日々の業務の中でさまざまな人と関わる機会が生まれることで、組織全体の一体感や柔軟性が高まります。

また、業務時間内での交流を重視するスタイルが主流となり、従業員のワークライフバランスを損なわずに関係性を深められる点も、現代的な価値観にマッチしているといえるでしょう。

ABWがもたらす新しいコミュニケーションの形

ABWとは、仕事内容に応じて働く場所を自由に選べる働き方です。集中したいときは静かなブース、打ち合わせのときはコラボレーションスペースなど、目的に応じた空間選択が可能です。

この柔軟な働き方により、従業員は自然と多様なスペースで異なる人と交流するようになり、偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなります。ABWを取り入れたオフィスでは、業務効率とコミュニケーションの質の両方を高めることが可能です。

さらに、ABWはリモートワークとも親和性が高く、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド型の働き方にも対応できる点が、これからの時代のオフィス環境として注目されています。

ABWについて詳しくは、こちらのページをご覧ください。

【事例あり】ABWとは？フリーアドレスとの違いやメリット・デメリットを解説

【事例】空間設計でオフィスコミュニケーションの促進を目指した企業

オフィスコミュニケーションの活性化は、空間設計の工夫によって大きく左右されます。ここでは、プラスがお手伝いした、コミュニケーションの改善を目指した事例を紹介します。

フリーアドレスでオフィスコミュニケーションを促進したサムティ株式会社 様

同社の新オフィスでは、会社のさらなる成長と、従業員が心地よく、かつ効率的に働けるオフィスを目指してABWを導入しました。カフェスペースを中央にレイアウトし、オフィス全体が見渡せるオープンな環境で、東京本社と東京支社の従業員のコラボレーション促進を図りました。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

サムティ株式会社 様

オフィスリニューアルでフリースペースを設けたハルナビバレッジ株式会社 様 群馬イノベーションセンター

同社の新オフィスでは複数部門を集約し、一体で利用できる完全フリーアドレスを導入。フリースペースを設けたほか、自分自身や場面に合った働き方を見つけられるように、さまざまな家具を配置しました。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

ハルナビバレッジ株式会社 様 群馬イノベーションセンター

役員の個室を撤去し、風通しの良いコミュニケーションを促進した株式会社フジミック 様

同社では、オフィスリニューアルを機に社長室・役員室などの個室をなくし、風通しの良いコミュニケーションの促進を計画しました。オープンな執務室ではスムーズな意思統一と一体感の醸成が期待されています。社内のコミュニケーションスポットとして「5 TSUBO CAFE」も導入しました。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

株式会社フジミック 様

執務室に集中スペースを設置し、働きやすさにつなげた株式会社マスダック 様

働きやすさを第一に考えた従業員ファーストで、オフィスをリニューアルした同社。従来の固定席はそのまま残し、コミュニケーションエリアや集中スペースを新たに設けました。オフィスリニューアルをきっかけに、部署間をまたいだコミュニケーションがとりやすいオフィスを目指しています。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

株式会社マスダック 様

オフィスコミュニケーションを活性化させるときの注意点

オフィスコミュニケーションの活性化は、組織の生産性や従業員満足度の向上に寄与する一方で、注意して進めなければ逆効果になる可能性もあります。

ここでは、オフィスコミュニケーションを促進する際に留意すべき2つのポイントをご紹介します。

セキュリティ対策の強化は必須

オープンなスペースでのコミュニケーションが活性化する一方で、情報漏洩のリスクも高まります。特に来客の多いエリアや、打ち合わせが頻繁に行われるスペースでは、会話の内容が外部に漏れないよう配慮する必要があります。

対策として、機密性の高い会話は個室や防音性のあるミーティングルームで行ったり、重要データへのアクセス制限を設けたりするなど、空間とITの両面からのセキュリティ強化が求められます。また、従業員へのセキュリティ教育や、情報管理ルールの周知徹底も欠かせません。

快適なコミュニケーション空間を提供するためには、安心して働ける情報環境を整えることが大前提となります。

コミュニケーションを重視しすぎると生産性が低下する可能性がある

コミュニケーションの活性化を意識するあまり、雑談やミーティングが過剰になると、本来の業務に支障をきたすおそれがあります。従業員間のコミュニケーションは、適切なタイミングと頻度が求められます。

また、情報が過多になると、必要な内容が埋もれてしまい、かえって意思決定のスピードが落ちるかもしれません。これを防ぐためには、コミュニケーションの目的やルールを明確にし、メリハリのある運用を心掛けてください。

コミュニケーションは多ければよいわけではなく、必要なときに、適切な形で行うことが、健全なオフィスづくりのカギとなります。

オフィスコミュニケーションを活性化させるなら、空間設計のプロにご相談ください

オフィスコミュニケーションは、組織の生産性向上、従業員満足度の向上、企業文化の醸成といった多くの側面に影響する重要な要素です。特にテレワークや多様な働き方が進む現代では、意識しなければ生まれないコミュニケーションを、空間や仕組みで自然に生み出す工夫が求められます。

単に執務デスクを自由にするだけではなく、従業員の動線、目的別の空間設計、偶発的な交流を促すレイアウトなど、空間の力を活かすと、コミュニケーションの質と量を大きく改善できるでしょう。

プラスでは、豊富な導入事例や最新トレンドをもとに、課題に応じた最適なオフィス設計をご提案しています。事例紹介ページでは、さまざまな業界の工夫を凝らしたレイアウトをまとめているので、参考にしてください。

オフィスコミュニケーションに関するよくある質問

オフィスコミュニケーションはなぜ重要？

オフィスコミュニケーションは、業務の効率化や意思疎通のスムーズ化、部門間の連携強化に直結します。さらに、従業員同士の信頼関係やチームの一体感が高まり、モチベーションや満足度の向上にもつながります。これにより、企業全体の生産性や組織力の強化が期待できるでしょう。

近年のオフィスコミュニケーションに見られる変化とは？

以前は、部署単位で固定席を中心としたやりとりが主流で、業務外の飲み会や喫煙所などが主な交流の場でした。現在では、フリーアドレスやABWを活用し、役職や部署の垣根を越えた自然な交流が重視されています。働き方の多様化とともに、空間設計も柔軟なコミュニケーションを支える要素となっています。

オフィスコミュニケーションを活性化させる際の注意点は？

コミュニケーションを活性化する際には、情報過多や業務効率の低下を招かないようバランスが必要です。また、オープンな空間では情報漏洩リスクもあるため、セキュリティ対策やルール整備が欠かせません。目的や運用ルールを明確にし、業務との両立を意識した設計が求められます。