【職場の居心地WEB調査】第1回・顔と名前の一致

リサーチ

職場の居心地WEB調査ロゴ.png

「これってうちの会社だけ?」「他社は何か工夫してる?」
他社の状況を知れば、自社の改善ポイントが見えてくる。
このコーナーでは、『職場の居心地』に関連する身近なテーマでウェブ調査を行い、
その結果をレポートしていきます。

第一回のテーマは……
【顔と名前の一致】

7月になり、蒸し暑い日が増えてきました。
今年入社した方や部署異動があった方も、少しずつお仕事に慣れてきた頃ではないでしょうか。
ただでさえ全員の顔と名前を覚えるのは大変なのに、リモートワークの推進や、直接会ったときにもマスクを着けている影響で、なかなか全員の顔と名前を覚えるのは難しいですよね。
今回の調査では「顔と名前の一致」をテーマに、現状や工夫ポイントについて訊いてみました。

【目次】

Q1. 同じオフィスで働くメンバーの顔と名前がどれくらいわかりますか?
  - 顔と名前がわからず、気まずい思いをしたエピソードはありますか?
  - 顔と名前がわからなかったときの工夫や対処方法は?

Q2. 新入社員とのコミュニケーションは充分に行われていると思いますか?

Q3. あなたの会社では顔と名前を一致させるために何か工夫をしていますか?

[アンケート実施情報]
方法:インターネット調査
回収日:2022年06月14日
対象:従業員数100名以上のオフィスで働く、デスクワークを含む業務を行う会社員、公務員
サンプル数:500人

Q1. 同じオフィスで働くメンバーの顔と名前がどれくらいわかりますか?(n=500)

「ほぼ全員の顔と名前がわかる」「顔と名前がわかる人の方が多い」の合計が53.4%、半分くらいわからない人がいる「自部門しかわからない」「自部門にもわからない人がいる」の合計が46.6%となりました。

「同じオフィスで働いているけど、顔と名前が分かる人は半分もいない……」と思いながら働いている人が半数近くいるということがわかりました。勤続年数で区切っても大きな差が見られず、世代を問わず抱えている問題のようです。

■顔と名前がわからず困ったことや、気まずい思いをしたエピソードはありますか?(フリーコメントより抜粋)

「テレワーク浸透かつフリーアドレス化した事で、誰がどの席にいるか、仕事の相手の顔や身なりが全くわからなくなった。前述に伴い、時々出社した際、会議の参加者が近くに座っていることを知らずに、真向かいでWEB会議をしていたことがある」
「コロナの影響で丸3年リモートワークになり、その間に事務所の引っ越しもあってフリーアドレスになりました。決められた範囲であれば、どこに座ってもいいので、新しく入社した人たちはなおさらわからない
「仕事の問い合わせをしに来た人が帰った後に補足で説明をしようとしたが誰だったかわからず、多分あの人だろうと当てずっぽうで連絡したら全然違う人だった

■顔と名前がわからなかったときの工夫や対処方法は?(フリーコメントより抜粋)

「いちいち座席表持参で仕事の話をしに行く」
「突然、相手の部署へ訪ねても本人がわからないので、前もってメールでアポを取ったり、出勤状況を確認しておいたりする
「たまに出勤した際に、自部門の社員の方なのか、外部の業務委託の方なのかよく分からず、テキトーな挨拶を交わして(難を逃れて)いる

「新人のとき、座席表を頼りに先輩を探した」記憶がある方は多いのではないでしょうか。『固定席』での運用であれば座席表で解決しますが、『フリーアドレス』の運用が増えてきたことで、困っている方も多いようです。
フリーアドレスでも誰がどこに座っているかわかる仕組みが必要ですね。

Q2. あなたの働くオフィスでは、今年(2022年)入社した新入社員(新卒・中途入社含む)とのコミュニケーションは充分に行われていると思いますか?(n=500)

「充分に行われている」「ある程度行われている」の合計が41.8%、「あまり行われていない」「全く行われていない」の合計が41%。残り17.2%は、同じオフィス内に新入社員がいないという回答でした。

「充分に行われていない」と考える人が半数という結果に。フリーコメントで理由を訊いたところ、最も多かったのは『新型コロナウイルス対策』と『リモートワークが続いているため』でしたが、『忙しすぎてそれどころではない』『会社側が必要性を感じていない』などのコメントも複数ありました
勤続年数で区切っても大きな差は見られず、新人側も先輩側も感じている課題のようです。

Q3. あなたの会社では顔と名前を一致させるために何か工夫をしていますか?(フリーコメントより抜粋)

■リアルでの工夫

コミュニケーションスペースを設けるなど社内コミュニケーション活性化に向けた工夫をしている
・自分の部署では独自に、司会者用のネームプレートのようなものを作成しデスクに置いている
社内報を活用して社員紹介を行っている
挨拶をしっかりする
・仕事が終わってからコーヒーでも飲みながら従業員の名前を一人で暗記している。気合でのりこえる

■オンラインでの工夫

・メールやチャットツールのアイコンへの顔写真登録を義務化している
・イントラネットに顔写真と名前、簡単な自己紹介を掲載する
フリーアドレス用の座席登録ツールがある
・全員参加のオンラインの息抜き企画や研修を行い、そこで他部署の方と知り合う

全員が顔を合わせる機会が減っている中で、限られた交流機会を逃さないためにもカフェなどのコミュニケーションスペースを設けることが有効のようです。デスクにネームプレートを設置する試みも、新人の方に優しく、コストをかけずにできる素敵な工夫だと感じました。オンラインでは、顔写真の設定を義務化することで工夫している会社が多いようですね。

まとめ

リモートワークが進む中で、「顔と名前の不一致」は多くの会社が抱えている課題のようです。名前がわからず、共通の話題もなければ、偶発的なコミュニケーションは起こりづらいもの。対面で交流できる貴重な機会を実りあるものにするために、他社が行っているさまざまな工夫を参考にしていきたいですね。

 

 

【引用について】

「プラス『職場の居心地WEB調査』より引用」などと明記いただければ貴社媒体や社内資料等に引用いただいて構いません。