オフィスカフェのメリットを最大限に発揮させるためのポイントとは？

オフィス内でコミュニケーションを活性化させる方法としては、気軽にコミュニケーションできるスペースづくりや、フリーアドレスの導入などさまざまな施策が考えられます。そしてオフィスカフェの設置もそのひとつです。オフィスカフェの設置は、他のオフィスコミュニケーション活性化施策では得られないメリットもあり、いま多くの企業から注目を集めています。そこで、今回はオフィスにさまざまなメリットをもたらすオフィスカフェについて、その効果を最大限に発揮させるためのポイントをお伝えします。

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オフィスカフェが注目を集める理由

オフィスカフェが注目を集める理由はいくつか考えられますが、そのなかでも主なものとして次のような点が挙げられます。

テレワークによるコミュニケーション不足の解消

新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークを導入する企業が増加。その傾向は現在も続いています。（2020年11月現在）
そこで問題となるのが社員間のコミュニケーション不足です。チャットやグループウェアなどツールはあるものの、対面によるコミュニケーションに比べれば雑談は難しくなります。

業務上必要なこと以外のコミュニケーションを遮断してしまうとお互いに気軽に声をかけにくくなり、かえって業務効率が悪くなったり、新たなアイデアが生まれにくくなったりといったデメリットが発生します。その解消手段として、気軽に集まって雑談を交わせるオフィスカフェが求められています。

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VDTガイドラインへの対応

2019年7月、厚生労働省が17年振りに改訂した「VDT（Visual Display Terminals）ガイドライン」。このなかの「作業管理」という項目において、一連続作業時間が1時間を超えないよう、次の連続作業時間までの間に10～15分の作業休止時間を設けるよう指導することとしています。

しかし、自席に座ったままでは、気持ちの切り替えが難しいうえ、継続してモニターを見てしまう可能性も高くなります。その結果、休憩しているようで実際には身体的にも精神的にも緊張状態が続いた状態となってしまうでしょう。

オフィスカフェは、立って移動する必要があるうえ、厚生労働省が提唱する10～15分という休憩時間はコーヒーやお茶一杯飲むのにちょうどよい時間です。休憩時間への言及は改訂前から行われていましたが、今回の改訂を機に、作業休止時間の導入に対応できる環境づくりを検討する企業も増えています。

オフィスカフェがオフィスにもたらすメリット

オフィスカフェが注目を集める理由を確認したところで、次は実際にオフィスカフェを設置するメリットについて見ていきます。

オフィス内で気軽にオンオフの切り替えが可能

従来の休憩室ではオフィスの延長線上のイメージが強く、気分転換がしにくい。また、立地によるものの、オフィス外のカフェに行くには時間がかかるうえ、結局、自席に飲み物を持ち込んでしまい休憩にならない。オフィスカフェはこのふたつの問題を同時に解消します。

休憩室よりも立ち寄りやすくコミュニケーションも取りやすい

オフィスカフェはオープンなスペースに設置するスタイルが主流です。オープンな場所にオフィスカフェを設置すれば従来の休憩室のようにドアを開けて入室するといった手間もなく、気軽に立ち寄れます。そして、お茶やコーヒーを淹れている時間に人が集まり、自然と会話が発生するケースがあり、雑談からコミュニケーションが生まれやすくなります。

オフィスカフェの設置で最大限の効果を発揮させるポイント

休憩室とは似て非なるものであるオフィスカフェ。その主なメリットは前項でお伝えしましたが、設置の仕方によっては、大きな効果を得られない場合もあります。そこで、オフィスカフェの効果を最大限に発揮させるためのポイントをお伝えします。

ゆったりとした椅子やソファは避け、立ったままでも利用できるようにする

ゆったりとした椅子やソファを設置してしまうと、休憩を10～15分では終えられず、リラックスしすぎて業務へと気分を切り替えるのに時間がかかるといったデメリットがあります。

イメージとしては、腰を落ち着けて休むのではなく、気軽に立ち寄り一杯のお茶やコーヒーを楽しみつつ、ほかの部署の人と雑談をするといったものです。座って休憩するよりも、リラックスしすぎず、短時間で業務への切り替えも可能になります。

可能であれば複数設置する

オフィスの広さや社員数にもよりますが、オフィスカフェは広い場所に一箇所設置するよりも、4～5人程度が集まれる小さなカフェを複数設置するほうが良いケースがあります。とくにコロナ禍においては、感染症対策としても、あまり大勢が集まるものは避けたほうがよいため、少人数で楽しめるタイプがおすすめです。

何気ない雑談から新たなアイデアを生むオフィスカフェ

人は何気ない雑談から新たな仕事のアイデアが浮かぶ可能性もあり、気分転換はもちろん、さまざまな効果を生み出します。ポイントは、腰を落ち着けてリラックスしすぎないこと、そして、気軽に集まれる場所を小さくても複数設置し、さまざまな部署の人とコミュニケーションを取れるようにすることです。

PLUSでは、そうしたニーズを実現する省スペースでも設置可能な5 TSUBO CAFEを用意しています。「雑談」というコミュニケーションから多くのアイデアを生み出すオフィスカフェ、ぜひ設置の検討をされてみてはいかがでしょう。