Web商談が注目される背景とは？メリットやデメリット、導入のポイントを紹介 | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

商談といえば、これまでは直接顧客や取引先を訪問して対面で行うのが主流でした。しかし、2020年の新型コロナウイルス感染拡大により、Web商談を取り入れる企業も増えています。Web商談なら直接対面せずに商談を行えるため、感染症予防をしながら営業活動を行えます。今回は、Web商談が注目される背景やWeb商談のメリット・デメリットなどを紹介します。導入を検討しているなら、Web商談導入のポイントも押さえましょう。

Web商談とは？

Web商談とは、Webサービスを利用した顧客との商談です。オンライン商談と呼ばれることもあります。直接対面して商談を行うのではなく、パソコンやスマートフォンなどを使ってオンラインで商談を行う方法です。SkypeやZoom、Googleハングアウト、Web商談専用ツールなどのビデオチャット機能を利用して行います。

こうしたツールは、カメラを通してお互いの顔を見ながら話を進められるうえ、名刺や商談の資料などをオンラインで共有できる機能が付いていることが多く、電話よりも商談がしやすいと感じる人もいるでしょう。さらに、ツールによっては商談を録画してあとから営業トークを社内でシェアできたり、音声を自動テキスト化できたりするなど、商談をサポートする機能があることも魅力です。最近では、ビデオ画質の品質が向上し、ネット環境も整ってきていることから、画像の乱れや途切れを心配することも以前よりは減っているようです。

Web商談が注目されている背景

2020年の新型コロナウイルスの影響により、感染のリスクが高い対面での商談が困難となりました。とはいえ、事業を継続するためには営業活動が欠かせません。そこで、注目を集めているのがWeb商談です。対面での商談が制限されたことから、Web商談に切り替える企業が増えています。また、Web商談に特化したツールも登場し、よりオンラインでの商談がしやすくなったことも、Web商談が注目されるようになった一因といえます。

もちろん、新型コロナウイルスが流行する前から、Web商談を取り入れていた企業もあります。Web商談には感染予防だけでなく、さまざまなメリットがあるからです。さらに、新型コロナウイルスが収束した後も、新たな感染症や災害のリスクへ備える体制を整える必要があります。そのため、今後もWeb商談を取り入れる企業は増えていく可能性が高いでしょう。

Web商談のメリット・デメリット

Web商談にはメリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、メリットとデメリットの両面からみていきましょう。

メリット

移動時間を短縮できる

Web商談はオフィスや自宅から行えるため、移動に時間をかける必要がなくなります。その分、1回あたりの商談時間を増やすことも可能です。また、1日で商談する件数を増やし、効率的に営業活動を行えます。

時間や場所の制約が少ない

対面で商談を行うには、アポ取りや場所の設定などに時間がかかります。しかし、Web商談なら時間や場所の制約が少なくなるため、スムーズに商談まで持ち込むことが可能です。商談の回数や時間を多くできるので、営業力アップにもつながるでしょう。

営業エリアを拡大できる

これまで営業活動ができなかった遠方のエリアでも、Web商談を利用すれば営業活動を行えます。新たに支店や営業所を設ける必要もないため、コストをかけずに営業エリアを拡大することが可能です。

ツールのサポート機能が使える

Web商談用のツールには、営業をサポートする機能が備えられていることもあります。例えば、商談が成立したときの様子を録画し、ほかの営業活動に役立てることも可能です。営業のノウハウを伝えるためにも有効活用できるでしょう。

デメリット

Web商談に理解を得られないケースもある

Web商談を行うには、相手方の理解を得る必要があります。しかし、対面での商談にこだわる企業も多く、Web商談が実現できないケースも考えられます。どうしてもWeb商談に理解が得られない場合は、対面での商談やほかの方法も検討しなければならなくなるでしょう。

商品やサービスを直接見てもらえない

商品やサービスの売り込みを行う場合、Web商談ではそれらを実際に見てもらうことができないことがデメリットです。ビデオでも商品をうまく見せられるようにするなどの工夫が必要です。

接続やエントリーに手間がかかることがある

インターネット環境に問題があったり、システムが整っていなかったりすると、Web商談を開始するまでに手間がかかることがあります。自社の環境整備はもちろんのこと、相手方の環境の事前確認も必要です。

Web商談を導入する際のポイント

Web商談の導入を成功させるには、どのようなポイントがあるのかを解説します。

従業員の理解を得る

これまでWeb商談を行ったことがない人にとっては、やりにくいと感じられることもあるかもしれません。そのため、従業員にWeb商談とはどのような営業スタイルなのかを説明し、理解を得ることが大切です。また、新しいツールに使い慣れておく必要もあります。さらに、Web商談と対面での商談をどのように使い分けるのかについて、一定のルールも必要です。商談ツールの使い方やWeb商談のルール化など、従業員が納得できる体制を整えましょう。

Web商談専用のスペースをつくる

Web商談は自席でも行えますが、周囲の雑音が気にならないように専用のスペースをつくるのもよいでしょう。会議室やオフィスの空きスペースを利用して、個室の専用ブースを設置するのもおすすめです。パーテーションで区切って簡易的なブースをつくったり、防音ブースを設置したりする方法もあります。専用ブースなら背景も落ち着いた色が多いので、商談に集中しやすくなるでしょう。

Web商談による成果を可視化する

Web商談で得られた成果を可視化することで、従業員のモチベーションアップにつなげられます。また、Web商談のメリットを実感できるため、継続的に営業活動に取り入れるようになるでしょう。感染予防だけでなく、今後の営業活動に活用することが可能です。

Web商談の導入で効率的な営業スタイルを実現

Web商談は対面での営業スタイルとは異なり、感染症予防や営業の効率化につなげられる可能性があります。一方で、対面での商談にこだわる企業も多く、導入が難しいケースもあるのが実情です。さらに、Web商談では商品やサービスを実際に提示できないというデメリットもあります。そのため、Web商談を導入する際は、メリットとデメリットを把握したうえで取り入れていくことが大切です。また、Web商談を行いやすいオフィス環境やルールづくりも進めていきましょう。