Perfect Manual
パーフェクトマニュアル
【保存版】するべきことがひと目で分かる！オフィス移転パーフェクトマニュアル
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【保存版】するべきことがひと目で分かる！オフィス移転パーフェクトマニュアル
オフィスの移転は、ただ場所だけ移動すればいいというものではありません。
物件探しだけでなく、新オフィスのレイアウト決めや各種インフラ工事、官公庁の手続きなど、複数の作業を同時進行で進めていく必要があります。
具体的には、どのような作業があるのでしょうか。オフィスを移転するうえですべきことをまとめてみました。
目次
オフィス移転の全タスクがわかるチェックリスト
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満足のいくオフィス移転を行うためには、まずはどうして移転するのか、その目的を早い段階で決めておく必要があります。オフィスを移転する目的はその企業によって異なりますが、一例としては以下のようなものが考えられます。
実際に書き出してみるとおわかりになるかと思いますが、この目的はオフィス移転のあらゆるプロセスに関わってきます。
「物件にグレードに対して賃料が高いので見直したい」と考えている場合は、物件探しの際、あえてオフィス街を避けることで広くて賃料の安い物件が見つかるかもしれません。また、「おしゃれなオフィスにしたい」という目的の場合は、多少コストがかかっても、立地にこだわったり、内装デザインを工夫したりすることになるでしょう。
このように、オフィスを移転する目的は、物件選定だけでなく、内装工事、オフィスレイアウト、家具の購入など、さまざまな場面において選択基準となるものです。目的を明確にすることで、新しいオフィスに求める条件や優先順位を具体的に設定することができるため、最終的に、より満足のいくオフィス移転につながるのです。
前段落でも移転の目的として少し触れさせていただきましたが、オフィス移転はただオフィス場所を変えるだけでなく、さまざまなメリットをもたらしてくれます。
その中にはコスト削減やブランディング効果、業務効率の改善など、企業の業績に大きな影響を与える要因もあると考えると見逃せないのではないでしょうか。それぞれの要因について、具体的に見ていきましょう。
オフィスを移転することで、会社の規模や業容、立地に合わせた物件を探し、毎月発生する固定費を最適化することができます。特に、組織体制の再編成などで複数の拠点を統合したり、これまで同じビルの異なる階で営業していたようなケースではその効果は大きいといえるでしょう。
近年のトレンドでもある「おしゃれなオフィス」。執務室に観葉植物を取り入れて明るく開放的な空間を創るなどはその最たる例です。こうしたオフィスはただ見た目の良さだけでなく、クライアントや取引先企業に「面白い取り組みをしている」「質の高い仕事をしてくれそう」といったポジティブな印象を与えることにつながります。
入居したばかりの頃は使いやすかったオフィスも、従業員や荷物が増えるにしたがって当初のレイアウトが崩れ、使いにくくなってしまうのはよくあること。例えば適切な場所にOA機器が配置されていなかったり、社員の動線が複雑になっていたりすると、業務効率にも影響を及ぼしかねません。オフィス移転はオフィスのレイアウトを一から見直し、最高のパフォーマンスを発揮できる環境を実現するいい機会でもあるのです。
それでは、オフィス移転はどのような手順で進めていけばいいのでしょうか。
まずは旧オフィス解約～物件探し～物件契約までのプロセスを、順番に見ていきましょう。
意外に思われるかもしれませんが、オフィス移転を進めるうえで、最初にすべきことは、旧オフィス（移転前のオフィス）を退去する場合の条件を確認することです。
一般的に、オフィスを退去する場合は6カ月前にオーナーやビル管理会社へ解約通知を出す必要があります（スモールオフィスの場合は3カ月の場合もあります）。そのため、事前にオフィスの契約書を確認し、解約予告や預託金の返還額・原状回復費用などを大まかに把握しておきましょう。当然ながら、新オフィスにはこの解約時期にあわせて入居し、業務開始できるよう工事や手続きを進めていく必要があります。
解約予告期間を確認し、おおまかな移転時期を把握できたら新オフィス（移転先オフィス）の物件探しを始めます。満足のいく物件を探すためにも、以下の2つのポイントに気をつけるようにしましょう。
•インターネットの情報収集だけでなく、気になる物件はしっかり見学する
最近ではどんな情報でもインターネットを通して調べることが多いようです。オフィスの物件探しも例外ではなく、ほとんど全ての情報収集をインターネットで行うことも可能でしょう。
ただ、できることならある程度のリサーチをすませた後は不動産会社に足を運び、実際の物件を可能な限り見学することをおすすめします。インターネットだけではビルの状態や設備、周辺環境といった詳細な情報をつかむことはできません。不動産会社のスタッフに具体的な条件や移転目的を話してみることで、より目的にあった物件が見つかる可能性もあります。
•オフィス賃料の大まかな相場を把握しておく
物件探しをするうえでは、その賃料が妥当なのかを判断したり、条件面の交渉を有利に進めたりするためにも、自分が物件を探したいエリアの大まかな相場を把握しておきましょう。
以下、例として東京都の代表的なエリアの賃料をまとめてみました。（2017年5月時点）物件探しの参考にしてみてください。（同じ区内でも、詳細なエリアやビルの設備などにより賃料が上下することがあります。）
希望する物件が見つかったら、次は契約書を交わすことになります。契約前には、見つけた物件がオフィス移転の目的を叶えることができそうかどうかはもちろん、以下のような情報を再度確認しておきましょう。
•賃料や敷金・保証金はしっかりとチェック！
賃料だけでなく、敷金や礼金、償却費、手数料などさまざまな費用が発生する不動産契約。最初にどれだけの費用が発生するのかをしっかり確認しておきましょう。一般的には、以下のような費用が発生するとされています。
•ビルの利用や工事業者に関するルールも確認を
物件によっては、ビル自体の開閉時間が設定されていたり、空調設備の稼働時間に制限があったりする場合もあります。早朝や休日の出勤、残業時などを想定し、業務に支障が出ることがないか、事前にしっかりと確認しておきましょう。また、入居時には電気工事や内装工事が必要になりますが、これも物件によっては工事業者を指定されることがあるので確認が必要です。
物件契約を済ませたら、次はオフィスの中身について考えていきましょう。オフィス移転業者の選定〜レイアウトプランニング〜オフィス家具選定までのプロセスを、順番にご紹介します。
オフィスの移転を依頼する業者選びは、移転プロジェクトの成否を左右するほど重要なポイントです。大手引っ越し業者やオフィス移転の専門業者などさまざまな業者がありますが、以下の2つのポイントを重視して選ぶようにするといいでしょう。
オフィス移転はただ荷物を移動するだけの作業ではありません。新オフィスのレイアウト計画や内装工事の手配、電気やネットワーク工事、搬出・搬入計画の立案など、さまざまなタスクが同時進行する非常に複雑なプロジェクトです。そのため、移転業者にも相応の対応力が必要となります。
検討中の業者に対応力があるかどうかを見極めるには、自社と同じような業種、規模の移転をどのくらい手掛けたことがあるかを目安にするといいでしょう。また、総務担当者（移転プロジェクト担当者）の負担を軽減するためには、工事の発注やオフィスデザインの計画など複数の業務をワンストップで発注できるかどうかも確認したいポイントです。
優れた業者を見極めるうえでは、見積書もしっかりとチェックしておきたいポイント。とはいえ、見積もり金額をチェックするのではありません。
それよりも大切なのは、見積金額の詳細を項目ごとに出しているかどうかです。
一般的に、オフィス移転をワンストップで依頼する場合は、以下のような作業が含まれていることが多いようです。
見積書に詳細が記載されていれば、綿密な作業工程を計画したうえで見積金額を算出していることの裏付けになり、どういった作業が発生するか業者側でイメージができていることになります。また、追加作業や工程の変更などで余計なコストが発生するのを防ぐこともできるでしょう。
コスト削減は重要ですが、見積もりを確認する際は、ただ見積もり金額だけに注目しないようにしましょう。
見積書の確認方法について詳細を知りたい方はこちらもご覧ください。
オフィス移転業者は金額だけでは選べない！知っておきたい見積書のチェックポイント
•オフィスレイアウトの基本
入居するオフィスが決まったら、フロアの形状に合わせてレイアウトプランを決めていきます。最初から詳細なレイアウトを決めようとしても難しいので、まずは見取り図を用意し、「執務室」「打ち合わせスペース」「会議室」「休憩スペース」などオフィスに取り入れたいものをゾーンごとにざっくりと配置していきましょう。そのうえで、動線や空調設備の位置などを踏まえて細かな位置を調整していくとスムーズです。
大切なのは、最初に設定した「移転の目的」に立ち返り、その目的を達成できるようなレイアウトを意識することです。「オフィスを広くしたい」「おしゃれな事務所にしたい」など、目的によって適切なレイアウトは異なります。移転は長年蓄積されたオフィスの問題点を改善できるきっかけととらえ、目的に基づいた計画を立てるようにしましょう。
•オフィスレイアウト事例
オフィス移転はこれまでの問題点を解決するだけでなく、オフィスに新しい空気を取り入れ、フレッシュな気持ちで仕事に向かうためのきっかけにもなります。そんなオフィスを実現するためにはどうすればいいのでしょうか。レイアウトの参考事例をいくつかご紹介しましょう。
エントランスは企業の顔とも言えるスペース。オフィス全体の雰囲気を左右するだけでなく、訪問者に企業やブランドのイメージを印象付ける効果もあります。
東京都中央区に拠点を持ち、ウェブマーケティングなどの事業を手がけている「ネットイヤーグループ株式会社」様は、会社のビジョンでもあった「変わる。変える。Change myself. Change the world.」を、エントランスデザインのコンセプトに掲げました。このビジョンを表現するために、エントランスには力がみなぎるようなビビッドカラーのチェアを配置。さらに、エントランスにビリヤード台やダーツを配置し、コミュニケーションの活性化とともに、訪問者には明るくオープンな企業であることを印象づけています。
会議室はビジネスの意思決定を行う大切な場。ビジネス空間としての佇まいは重要ですが、同時に、参加者全員が緊張しすぎることなく最大のパフォーマンスを発揮できる場でありたいものです。
「ドラゴンポーカー」「ドラゴンリーグ」など、スマホ向けゲームやコンテンツの企画運営を手がける「株式会社アソビズム」様の秋葉原本社では、密なコミュニケーションを取るため天井を下げ照明も落とした「ほら穴」のような部屋や、ほっと落ち着ける畳の部屋など、さまざまな会議室を設置。話す内容に合わせて使い分けることで、リラックスして会議に集中できるような空間づくりに取り組んでいます。
執務スペースや会議室と同じくらい大切とされるのが休憩スペース。最近では業務効率やモチベーションの向上につながるとして、休憩スペースに力を入れる事例も増えてきました。
クリスピー・クリーム・ドーナツ・ジャパン様では、オフィス移転をきっかけに「5 TSUBO CAFE」を設置。毎日店舗から運ばれるドーナツを囲んで、自然と社員が集まる空間になりました。いい意味での井戸端会議のようなスペースとして、部署や役職、世代を超えた交流の場となっています。
•オフィスレイアウト設計をPLUSファニチャーカンパニーに相談する
ここまでご説明したとおり、オフィスはエントランスや執務スペース、会議室、休憩スペースなどさまざまな空間が合わさって構成されています。できることなら、社員が仕事にしっかりと集中でき、対外的なブランディング効果も高いオフィス空間を作り上げていきたいもの。
しかし、そんな理想的なオフィス空間を自分たちの力だけで、一から計画・設計していくのは難しいと感じている人も多いかもしれません。そんなときは、ぜひオフィス空間づくりのプロの手を借りてみてください。
プラスファニチャーカンパニーでは、既製の家具を販売するだけでなく、業務の生産性向上につながるオフィス空間のデザインや、そのためのプロジェクト立ち上げなど、お客さまのご要望に応じてさまざまなソリューションをご提供しています。現状のオフィスが抱えている課題のヒアリングから、解決案のご提案、工事の実施、引っ越しまで、オフィスの新設や移転、リニューアルをトータルでサポート。具体的には、以下のような流れでオフィスづくりをお手伝いしています。
•プラスファニチャーカンパニーのレイアウト相談の流れ
新オフィスのレイアウトが固まってきたら、並行して新しく導入するオフィス家具を選定していきましょう。レイアウトや予算にあったものを選ぶことはもちろん、ここでも当初設定したオフィス移転の目的を意識することが大切です。特に、ブランディングを意識したおしゃれなオフィスを作りたい場合は、どの家具を選ぶかで空間のイメージが大きく変化します。内装デザイン業者も交えつつ、早い段階から計画を進めておきましょう。
•プラスファニチャーカンパニーのオフィス家具の種類
プラスファニチャーカンパニーではオフィスのレイアウトやイメージに合わせて複数の家具シリーズを取り揃えています。以下、代表的なものをご紹介しましょう。新オフィスのイメージ作りの参考にしてみてください。
【Genela（ジェネラ）】
フリーアドレス制や非常駐スタッフの対応など、多様化するワークスタイルへの対応を求められるオフィス空間。拡張性のあるデスクシリーズ「Genela（ジェネラ）」は、その豊かなバリエーションやオプションを組み合わせることで、統一感あるオフィス空間をつくりだせる柔軟性を持ったシリーズです。
【Work Move（ワークムーブ）】
650～1250mmまでの上下昇降機能を持ったオフィスデスク「Work Move（ワークムーブ）」。健康づくりのためだけでなく、集中力をアップさせるとして近年注目されているスタンディングワークを実践するためのデスクです。もちろん、高さを調整することで通常のデスクとしても使えるので、どんな社員にも快適な、ダイバーシティオフィスの実現にも役立ちます。
【Fita（フィータ）】
多様性のあるオフィスを生み出すためには、そこに配置される家具がシーンやシチュエーションを選ばないものである必要があります。ポルトガル語の「リボン」から名付けられたメッシュチェア「Fita（フィータ）」は、オフィスチェアとして求められる基本的な機能を、コンパクトなボディの中に凝縮。大きく広がりがちな脚を570mmとコンパクトに収め、小型の片袖机にも無理なく収めることができるよう設計しました。また、背もたれに寄りかかった時に座面が連動して前に出るので、背後のスペースを取りません。コンパクトにお使いいただけるので、フリーアドレスオフィスにも最適です。
【Fion（フィオン）】
時にはデスクを離れて、ゆっくりと企画のアイデアを練りたいもの。「Fion（フィオン）」は、そんな目的にピッタリの一人用のワークソファです。ゆったりとリラックスすることで、デスクの上では生まれにくいクリエイティブ思考を高めてくれます。さらにFion（フィオン）に付属するクッション天板は、ノートPCを安定して置ける仕様になっています。まさに仕事をするために考え出されたワークソファといえるでしょう。休憩スペースや簡易的なブリーフィングの場にも最適です。
【Try（トライ）】
執務時間の大部分を過ごすチェアの座り心地は、従業員の健康を左右する大切なもの。メッシュの背もたれが特徴的な「Try（トライ）」は、どのような人でも優しく包み込むメッシュの背もたれが特徴的なチェア。メッシュのパターンに変化をもたせることで、背の各部位を適切にサポート。また、座面には、放熱性に優れ、蓄熱を抑えるウレタンフォームを採用。長時間座っていても蒸れることなく快適にお使いいただけます。
新オフィスの具体的なレイアウトや導入する家具が決定したら、次は内装や各種インフラなどの工事を進めていきます。工事内容は物件の状態やオフィスのレイアウト、計画している内装などによって異なりますが、一般的には以下のようなものを予定しておきましょう。
オフィスの内装工事は、企業のブランドイメージを構築するうえでも大切なもの。特にデザイン性の高い内装は、社員のモチベーションをアップしたり、優秀な人材を集めたりといった人事面での効果も期待できます。オフィス全体の内装デザインにまで手がまわらない場合は、訪問者の目につきやすいエントランスだけでもこだわってみるといいでしょう。
一般的には壁や天井の骨組みを作る軽天工事、床工事、クロスの張り替え、塗装などを行います。また、オフィスを区切るためのパーティションを設置するのもこの工事に含まれます。
今やオフィスのセキュリティはどのような業種であっても避けては通れないもの。情報漏えいなどのトラブルを避けるためにも、しっかりとしたセキュリティ対策を行う必要があります。セキュリティシステムには以下のようなものがありますが、電気系統と連動するためビルによっては制限がある場合もあります。
入退室管理システム：主に社員の入退室を管理するシステム。ICカードや暗証番号での認証などの種類があります。
監視カメラシステム：映像で記録することで、犯罪を未然に防ぐためのシステム。用途に応じてドーム型、全天候型、レンズ一体型などさまざまな種類のカメラがあります。
文書・物品管理システム：社内文書や物品の持ち出しを管理するシステム。電子制御された保管庫や金庫、書庫などと連動させるのが一般的です。
一般家庭と比べてはるかに多くの電力を使用するオフィスでは、使用する電圧にも注意する必要があります。例えばPC・OA機器の配線が1カ所に固まってしまうとブレーカーが落ちる原因になるため、適宜コンセントを増設したり、分電盤の工事を行ったりする必要があります。
そのほか、空間をパーティションで区切る場合は照明エリアを変更したり、スイッチの場所を変更したりする必要があり、これらも電気工事に含まれます。
業務に欠かせない電話やインターネットに関しても適宜工事が必要になります。
一般的には電話回線の配線やビジネスフォンの設置、ネットワーク配線などの工事を行いますが、サーバー機器がある場合は設置場所を考慮するか、別途電源の増設が必要な場合もあります。
オフィスのレイアウトが決定したら、早めに工事業者に相談しておくといいでしょう。
オフィス移転時の電話回線について詳細を知りたい方はこちらもご覧ください。
要点をおさえれば理解しやすい！オフィス移転時の電話回線のポイント
移転後すぐ使用できるように、下記について詳しく解説しています。
快適に過ごすために欠かせない空調設備も、オフィスのレイアウトによっては工事が必要となる場合があります。例えばパーティションを設置した関係で空調を増設したり、空調バランスが悪い（座席によって温度差が発生する）などの理由から移設したりするケースなどが該当します。
いずれにせよ、相応のコストが発生するので、物件選定時にしっかりと空調の位置をチェックし、空調工事が発生しないようなレイアウトにするのも一つの方法です。
新オフィスの内装・設備工事が完了したら、いよいよ引っ越し作業を行うことになります。オフィスの移転は一般家庭の引っ越しと比べ、什器の転用や廃棄、荷物の配置など作業がはるかに複雑になります。そのため、事前にしっかりと準備してスムーズに作業を進められるようにしましょう。
基本的に荷物の梱包や移動は業者に依頼することにありますが、企業側でも以下のような作業が必要となります。
内装・設備工事の進行状況を考慮しながら、引っ越しのスケジュールを決定します。
旧オフィスにある什器や機材を、新オフィスで引き続き使うものと破棄するものとに分け、転用計画を立てます。
ナンバリング図とは、新オフィスの見取り図に荷物の行き先（番号）を書いた図のこと。什器や段ボール箱にも同じ番号を割り当て、新オフィスではその番号通りに荷物を配置していきます。
引っ越し当日は荷物の搬出入をスムーズに行うため、旧オフィス、新オフィスの両側に人を配置しておくといいでしょう。
オフィスを移転しても、まだ全ての作業が終わったわけではありません。関係官庁へ以下の届け出を出す必要があります。期限が設定されているものもあるので、移転後できるだけ早く手続きするようにしましょう。
オフィスの移転日が決まったら、クライアントや取引先企業などに送る挨拶状を忘れずに用意しておきましょう。今後の取引にも関わってくるため、しっかりとマナーを守って失礼のないようにしたいもの。具体的には以下のようなポイントに注意するといいでしょう。
オフィス移転のお知らせは、ビジネス上の正式な挨拶という意味を考えても葉書で送るのがベストです。メールは葉書に比べると簡略な挨拶という印象になるため、企業あてに送る挨拶としては適していません。ただ、そのため、気心の知れた担当者あてのお知らせで、相手にあまり気を使わせたくない場合は、あえてメールを使うのもひとつの方法です。必ずしも一つの方法にこだわるのではなく、相手や関係性にあわせて使い分けるのがスマートなやり方といえるでしょう。
オフィスを移転した当月から請求書が届くようにするためには、遅くとも移転の1カ月前くらいまでには挨拶状が届く必要があります。そのため、送り先のリストアップや挨拶状のデザイン作成、印刷業者への発注などを考えると、遅くとも2カ月前には準備を進めるようにするといいでしょう。
オフィス移転の挨拶状も、基本的な内容は他のビジネス文章と変わりません。「季節の挨拶」や「今後のお付き合いのお願い」に「移転の事務的な連絡」を加えた構成にするといいでしょう。具体的には、以下のような文面を参考にしてみてください。
本社移転のご案内
拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび平成○○年○月○日より下記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。これを機に、社員一同より一層の努力をしていく覚悟でおります。いっそうのご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ではございますが皆様のますますのご繁栄をお祈りし、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。
敬具
平成○○年○月 吉日
新住所 〒〇〇〇一〇〇〇〇 東京都千代田区〇ー〇ー〇 〇〇ビル〇階
電 話 〇三ー〇〇〇〇ー〇〇〇
株式会社○○○○○○○○
代表取締役 ○○○○
オフィスを移転すると、クライアントや取引先企業からお祝いをいただくことがあるかもしれません。お礼状やお祝い返しなどでしっかりと感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
オフィス移転のお祝い返しは、他の内祝などと同様「半返し」を目安にします。インターネットなどで大まかな金額を把握し、半額を目安に品物を選びましょう。品物としてはお菓子の詰め合わせやタオルなど、手軽に贈ることができ、相手に気を使わせる必要のないものがいいでしょう。
お返しの品物には厳密なルールはありませんが、いただいたものと同じものや現金、商品券などはタブーとされています。いずれも大変失礼な行為にあたるため、十分に注意しておきましょう。
オフィス移転のお祝い返しは、いただいたらできるだけ早くお返しをするのが礼儀とされています。およそ、1週間前後を目安として贈るようにしましょう。お祝いをいただくタイミングは移転後の忙しい時期と重なることも多いため、あらかじめお礼状を用意したり、先に品物を選んでおくのもひとつの方法です。
オフィス移転のお祝いの定番としてよく贈られるお花。花や立て札をいつまで飾っておくか迷う人も多いかもしれません。基本的に、花はきれいに咲いている間、立て札は1週間程度を目安に外してしまって構いません。せっかくのいただきものですが、あまり長く飾っても花が枯れてしまい、イメージが悪くなってしまいます。
ただ、送り主が近々会社を訪問する場合は、できる限りその日までは飾って置くようにしたほうがいいでしょう。花が傷んできてしまう場合は、きれいに咲いている花だけ集めて花瓶などに生けなおすのもひとつの方法です。
以上、複雑なオフィス移転の流れをまとめて紹介させていただきました。繰り返しになりますが、オフィスを移転する上で大切なのは、当初の目的を忘れずに、どうすれば現在抱えている課題を解決できるかを意識しながらプロセスを進めることです。そうすることで、より満足度の高いオフィス移転ができるでしょう。本記事がその一助となれば幸いです。