Free address
フリーアドレス
フリーアドレスとは、社員の席を固定せず自由に席を選べるオフィス形態のこと。オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリットワークが急速に普及したことで再注目をあつめています。席を固定しないことでさまざまなメリットが生まれますが、その実現のためにはどのようなことに気をつければいいのでしょうか？
そのポイントをまとめて紹介します。
Free address
フリーアドレス
フリーアドレスとは、社員の席を固定せず自由に席を選べるオフィス形態のこと。オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリットワークが急速に普及したことで再注目をあつめています。席を固定しないことでさまざまなメリットが生まれますが、その実現のためにはどのようなことに気をつければいいのでしょうか？
そのポイントをまとめて紹介します。
社員一人ひとりの席をあえて固定せず、自由に席を選べるオフィスのフリーアドレス制が、ハイブリットワークの普及で再び注目を浴びています。
フリーアドレスには作業内容の変化や人員の増減に柔軟に対応できるなど数多くのメリットがありますが、
そのメリットをうまく引き出し、社内に浸透させるためにはいくつかの課題があります。
オフィスのフリーアドレス化を進める上では、どのようなポイントに気をつける必要があるのでしょうか？
フリーアドレスオフィスとは、社員の席を固定しないオフィス形態のこと。
電源やLANの配線だけを用意したデスクを社内に配置することで、空いている席を自由に選ぶことが可能になります。
実はこうしたオフィス形態は以前から存在していましたが、近年また注目を集めるようになってきました。
フリーアドレスが改めて注目を集めるようになった背景には、ITの進化やオフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリットワークが急速に普及したことがあげられます。
携帯電話が急速に普及したことで固定電話に縛られることなく電話を受けられるようになり、パソコンもデスクトップパソコンからノートパソコンが一人1台になり、通信環境もオフィス内に無線LANが整備されることで、職種により固定席である必然性がうすれ、フリーアドレス導入の課題が解消されてきています。また、最近ではコロナ禍により出社する社員が少なくなったり、育児や介護などライフイベントに対応するためテレワークを行う社員も多くなり全員分の固定席を用意しておく必要性が低くなってきました。
フリーアドレス化することで、全員分の席を用意しなくても出社する社員の出社率を見込んで、スペースを有効に使え、柔軟に対応できるオフィス作りが可能になるのです。
フリーアドレスは、オフィススペースを効率的に活用し、コスト削減とリソースの最適化を実現します。また近年の働き方の変化に伴い、従業員は柔軟性や自由を求める傾向があります。フリーアドレスはこのニーズに応え、柔軟性のある環境を提供することで注目されています。限られた時間やスペースを有効に活用するワークスタイルが流行しているほか、端末の小型化やネットワーク回線の速度の向上など、IT技術の進化によってフリーアドレス制の導入が可能になってきています。
フリーアドレスの種類は大きく分けて完全フリーアドレス型、グループアドレス型、ABW型の３種類があります。導入後どのように運用するのか、導入する部署ごとの働き方に合わせて組み合わせたスタイルを採用するなど自社の働き方に合った手法の導入が成功につながります。
完全フリーアドレス型
座る席の制約を設けず、どの席も選べる。
デスクの数を減らすため、スペース効率が向上されます。グループ外とのコミュニケーションが促進される反面、グループ内のコミュニケーションが希薄になるデメリットもあります
グループアドレス型
グループ毎にエリアを設け、その中で席を選べる。
グループ内のお互いの居場所や状況がわからないといったことが起こりにくいのがグループアドレス。固定席のときとほぼ変わらないグループ内コミュニケーションが可能になります。
ABW型
デスク席だけでなく、様々なタイプの席を選べる。
様々な場所（集中ブース・ソファ席・web会議席など）から、仕事内容に合わせた最適な環境を選択することで、仕事の効率化が図れます。
フリーアドレスは、社員が固定の席を持たずに、自由に座席を選んで働くオフィススタイルとして一時期注目されました。しかし、最近では「フリーアドレスは時代遅れ」という意見も聞かれるようになってきています。これは導入後に思うような効果が出なかったり、社員からの不満が出たりした企業も多かったためです。
フリーアドレスが失敗に終わるケースとしては、自由席になったことで社員の居場所がつかみにくくなり、必要なコミュニケーションが円滑に行われなくなる点が挙げられます。また集中スペースや会議スペースが不足してしまい、かえって業務効率が低下する例もあります。
一方でフリーアドレスには、テレワークやハイブリッドワークの増加に伴い、必要なオフィススペースを効率化できるというメリットもあるのは事実です。社員の出社率が低いオフィスでは、全員分の固定席を設ける必要がなくなり、柔軟なスペースの運用が可能です。また異なる部署の社員同士が自然に交流する場を生むことで、部門間のコミュニケーションも活発になるでしょう。
フリーアドレスにはメリットとデメリットが共存しているため、時代遅れかどうかの判断は企業の働き方や目的によって異なります。また流行してから時間が経ったことで、デメリットを回避するノウハウも生まれてきました。導入にあたっては、それぞれ検討を行い企業にとってベストな選択をする必要があります。
メリット 1
オフィススペースの有効活用
例えば、営業社員が多い企業では、時間帯によってオフィスで仕事に従事する社員数が違うことも珍しくありません。従来であれば外出した社員の席はそのまま空席になるだけですが、フリーアドレスなら固定席ではなくなるため、他の社員が使用できます。無駄な空席を減らせ、オフィススペースの有効活用が実現します。
メリット 2
社員同士のコミュニケーション活性化
従来の固定席では、異なる部署同士や同じ部署内でも遠い席の人とはコミュニケーションが取りづらいことがデメリットでした。しかし、フリーアドレスなら、その日の仕事内容に応じて異なる人と席を隣り合わせることも可能です
メリット 3
業務生産性の向上
作業内容に合わせて適切な席に移動したり、その場にいない社員のスペースを内勤者が広く使えたりするため、業務の生産性向上にもつながります。
メリット 4
出社率や組織変更などに柔軟に対応可能
ハイブリットワークの導入によって出社率の低い日が増えても、フリーアドレスなら空いたスペースを有効に活用できます。また、組織変更を行う際にもレイアウトを大きく変える必要がないなど、柔軟な対応が可能です。
メリット 5
オフィスが整理整頓される
フリーアドレス化すると、基本的に私物をデスクに置きっぱなしにすることができません。そのため、デスク周りがすっきりと片付きます。さらに、私物を収めるオフィス家具をうまく活用することで、オフィス全体を常に整理整頓された状態にすることが可能です。
メリット 6
ペーパーレス化によるコスト削減
デスク周りをすっきりと片付けておくためには、できるだけ紙の書類を減らす必要があるため、ペーパーレス化が進みやすくなります。その結果、オフィスで使用する紙の量が少なくなり、コスト削減につながるでしょう。
こうして見ていくと、フリーアドレス化のメリットは「コミュニケーションの活性化」「コスト削減」「生産性向上」など、現代の企業に求められているものばかり。
しかし、必ずしもメリットばかりというわけではなく、以下のようなデメリットがあることも指摘されています。
実施する上での注意点 1
業務に集中しにくい
固定席では、毎日同じメンバーと顔を合わせるので安心して仕事ができます。
そのため、毎日同じ席で固定されたほうが、仕事がはかどるという人も多いです。フリーアドレスの場合では毎日席が変わり、隣に座る人も同じ人とは限りません。
そのため、席が変わると集中できない人、周囲で仕事をする人が日々変わることが気になって集中できない人にとっては厳しい環境となる可能性もあるでしょう。
実施する上での注意点 2
帰属意識の喪失
常に同じ席に座り同じ環境で働くことが、企業への帰属意識を生み出す重要な要因の1つであると考える方も少なくありません。固定された自席があることで、自分がこの部署に属している、ひいてはこの会社の一員であるという意識を持ち、それが結果として帰属意識に反映されているという考え方です。そう考える人は「フリーアドレスの導入によって社員の帰属意識を喪失してしまうのでは」と懸念します。
実施する上での注意点 3
フリーアドレスの形骸化
フリーアドレスを導入した直後は、多くの従業員が毎日、席を移動していたものの、しばらくすると誰も席を移動しなくなってしまうことがあります。
そして、最終的には、同じメンバーで固まって固定席と同じ状況になってしまうこともあります。これではオフィス家具やレイアウトが変わっただけで、中身は従来のままです。フリーアドレスのメリットが生かせないという意味で、形骸化は大きなデメリットだといえます。
フリーアドレスの導入を成功させるには、社員が気にするポイントを知る必要があります。「どのようなポイントでいごこちのいい席を選ぶか」といった問いに対し、多かった回答（複数回答）は次のとおりです。
「周囲の音」（40％）がもっとも多い結果となりました。静かな席を望む声ももちろんありますが、少しざわざわしている環境を望む声もあります。次に多かった回答は「自分の視界や周囲の視線」（31%）と「席の位置」（31％）です。チームメンバーが見渡せるかどうか、出入りがしやすいかどうかなどが重要なポイントとなるでしょう。
「周囲の人」と回答した人は27％。職種や業務内容によって、「チームメンバーの近くに座りたい」、「なるべくひとりで集中したい」など希望が分かれるでしょう。「家具や機器」を気にする社員も多く、25％という結果でした。気になるポイントは、机上面の広さ、プリンターからの距離など、作業内容によって異なるでしょう。
フリーアドレスのデメリットを解消するには、これらのポイントを押さえつつ、以下の点に注意してください。
実際にフリーアドレスを導入する際にはどのような手順で行えばよいのでしょうか。一般的な流れを紹介します。
「他部署との連携を強化する」、「スペースを有効活用する」など、明確な導入目的を定めます。
在席率が変化しやすい営業部門のみに導入するのか、他部署にも取り入れるのかなど、対象を決めます。
フリーアドレスの対象となる社員の数に対して、座席の数をどのくらいにするかを決定します。
チームや部署のニーズを理解し、どのような座席の運用ルールが必要か明確にします。完全フリーアドレスとグループアドレスの違いを考え、どちらの方式で運用するかを決定します。
完全フリーアドレスでは毎日異なる席に座り、異なる部門のメンバーとの接点を増やすことで社内コミュニケーションを活性化しますが、連携が取りづらくなる可能性もあります。
一方のグループアドレスではグループごとにエリアを指定し、特定のグループ内のコミュニケーションを促進します。部署単位など目的に応じたグループ設定により、部署内の連携がスムーズになります。
運用ルールに合わせて必要なデスクやツールを準備します。
フリーアドレス制の運用ルールを社内に浸透させるためには、いくつかの工夫が必要です。まず、オフィス運用マニュアルを作成し公開しましょう。運用マニュアルにはオフィスの使い方やフリーアドレスの運用方法を明記し、全社員が必要なときにアクセスできるようにネットワークを活用します。そうすることで、社内の全社員だけでなく中途入社や転勤してきた社員にもルールが周知されます。
また、社員に対して新しい働き方に関する説明会を実施することも有効です。説明会ではマニュアルと共に、具体的なルールや運用方法について詳細に説明して社内での理解を深めます。
さらに、社員参加型でルールづくりを行うことも重要です。総務担当者だけでなく社員もルールづくりに参加することで、オフィスや働き方に対する興味関心が高まり、ルールの浸透がスムーズに進みます。
こうしたデメリットをなくし、フリーアドレスのメリットを享受するためにはどうすればいいのでしょうか。
そのためには、以下のようなポイントに気をつける必要があります。
フリーアドレスを導入する上でまず覚えておきたいのは、どんな業種や職種にも適したオフィス形態ではないということです。
例えば総務や経理など常にオフィス内で働く人にとっては、毎日同じ席に座り、常に自分の手の届くところに資料がある環境のほうが、業務効率がアップする場合もあります。
また、部署間で常に綿密なコミュニケーションを必要とするような場合も、フリーアドレス制を導入することで社員の席がバラバラになってしまい、かえって働きにくくなってしまうことがあります。
そうならないためには、自社内でどのような働き方を目指したいのかを社員と導入側でしっかり共有しておく必要があります。
場合によっては、業務プロセスを見直したり、社内チャットを導入したりするなどコミュニケーションのあり方を見直したほうがいい場合もあるかもしれません。
また、営業部門など社員が社内に常駐しない部署に限ってフリーアドレスを導入するなど、柔軟に対応することも必要です。
フリーアドレス制を導入するといっても、ただデスクを並べただけではあまり意味がありません。
ただの席替えに終わってしまう可能性があります。
「コミュニケーションの活性化」「コスト削減」「生産性向上」といったフリーアドレスのメリットを最大限に引き出すためには、オフィスデザインもそれにあわせて再構築する必要があるのです。
例えば企画書作成やデータ入力など集中力を必要とする作業のために個室スペースを用意したり、会話が生まれやすい長机のスペースを設けたりするなど、執務スペースにいくつかのバリエーションをもたせると、作業内容に応じて適した席を選択できるようになります。
執務スペース全てに同じデスクを並べるのではなく、社員にどのようにスペースを使ってほしいかを意識し、それにあわせてオフィスを再構築することで、社員にとって居心地のいいオフィスが実現できるのです。
フリーアドレス導入を成功させるには、課題解決が必要となります。そして、そのためにはツールを効果的に活用することが重要です。ここでは代表的なツールについてご紹介します。
【関連コラム】フリーアドレスで役立つツールを紹介！導入する際の注意点・ポイントは？
フリーアドレスの導入に欠かせない個人用の荷物を収納できるパーソナルロッカーは必須アイテムです。固定席をなくし、デスクの収納場所をなくす代わりに個人用のロッカーをひとり1台設置します。個人用のパーソナルロッカーがあれば、そのとき必要な書類を必要な分だけ取り出して利用するという働き方にシフトできます。毎日持ち運ぶものや仕掛り資料については、持ち運び用のボックスなどを活用すればスムーズに仕事することができます。必要最小限の書類のみをデスクに置くことになるので、機密情報を紛失したり、見られてしまうリスクを抑えることができます。
フリーアドレスと同時にペーパーレス化を導入することで大きな効果を発揮します。自席に山積みにされた書類を電子化したり、形式的に行われていた押印書類を電子ワークフローの仕組みに変えていくことで、書類を削減し、書類紛失・盗難防止などのセキュリティリスクも防ぐことができるのです。
フリーアドレスは基本的にオープンスペースでの業務が中心となります。そのため、一人で集中して業務を行いたい場合に備え、オフィスの中にプライベート空間をつくるのがおすすめです。
集中ブースをオフィス内に設置すれば、一人で集中して仕事をするときと、自席で周囲の社員とコミュニケーションを取りながら仕事をするときのメリハリを付けられるようになります。
集中ブースの選び方はこちら
固定席にしないための工夫をすると同時に感染リスクを高めないようにするため、誰がどこに座っているかの管理を怠らないようにしなくてはなりません。そこで、おすすめなのがフリーアドレスの派生形ともいわれるオフィス形式、ホテリングの導入です。
ホテリングとは、基本的にはフリーアドレスと同様に固定席を設けず日によって座る場所を自由に選択するものですが、異なる点は席が予約制だという点です。
フリーアドレスは、出社したときに空いた席のなかから自分が働く席を決めますが、ホテリングはあらかじめ自分の座りたい席を予約しなくてはなりません。そのため、社員が一か所に集まってしまうリスクがなくなるうえ、万が一の際には感染経路をたどりやすくなります。
誰がいつどこに座っていたかコロナ禍で必要とされるアナログ管理では取れないフリーアドレスの座席情報も管理できるシステムの導入がおすすめです。
座席管理の最新クラウドサービスオフィスの Suwary（スワリー）は、デスクをIoT化してフリーアドレス座席の予約・履歴管理、在席確認・利用データ分析ができます。
【関連コラム】フリーアドレスで成果を上げるために欠かせない席決めのポイントを解説
株式会社ファインのオフィスではフリーアドレス制が導入されており、オフィスもそれに合わせてデザインされています。
各エリアにはチームで利用できる大型のデスクから、フレキシブルに移動できるキャスター付きのデスク、集中して作業ができるパネル付きのデスクまで、コミュニケーションの形に合わせて多様なワークを可能にするデスクが選ばれています。
また固定席も存在し、デスクトップパネルにより対面者が気にならない環境が提供されています。
オフィスをフリーアドレス化することは多くのメリットがありますが、
しっかりとした運用イメージをもっていないとうまく社内に浸透しないこともあります。
メリットを最大限に引き出すためにも、最適なオフィスデザインを構築し、働き方改革を進めてみてはいかがでしょうか？
このページでご説明した内容に加え、フリーアドレスを導入する際、
メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてまとめた資料です。
フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。
フリーアドレスを既に運用しているオフィスの事例写真をもとに紹介しているから、運用後のイメージがしやすい内容になっています。
