オフィスで自由に座席を選べるフリーアドレス
フリーアドレスとは、オフィスで従業員に固定席を割り当てず、その日の業務内容や気分に応じて自由に座席を選べるオフィス運用スタイルを指します。近年では、テレワークやハイブリッドワークの浸透に伴い、フリーアドレスの導入が進んでいます。
フリーアドレスのメリットとデメリットは、次のとおりです。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスのメリットは、オフィススペースの有効活用が可能になることです。出社人数に合わせた座席数の最適化ができるため、オフィスの空間を効率的に使えます。また、部署やチームの垣根を越えた座席選びにより、偶発的なコミュニケーションが生まれ、組織全体の活性化にもつながるでしょう。さらに、従業員がその日の業務に適した場所を選べれば、働き方の自由度も高まります。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレスのデメリットとして、早い者勝ちで席が埋まってしまう「席取り競争」が起きやすくなることが挙げられます。また、固定席がないため、チーム内のコミュニケーションが希薄になる懸念もあります。マネジメントの視点では、従業員の所在が把握しづらく、業務管理が煩雑になるかもしれません。さらに、ペーパーレス化や個人ロッカーの整備といった対応も必要です。
フリーアドレスについて詳しくは、次のページをご覧ください。
フリーアドレス座席管理システムの基本的な仕組みと主な機能
前述のように、フリーアドレスには自由度や効率性といったメリットがある一方で、席の管理や従業員の所在把握といった課題も存在します。これらの課題を解決し、フリーアドレスオフィスを円滑に運用するために有効なのが、フリーアドレス座席管理システムです。
座席管理システムとは、従業員が日々自由に座席を選べる環境をITでサポートするツールです。ここでは、プラスの座席管理システム「Suwary（スワリー）」の仕組みと機能を詳しく紹介します。
■座席管理システム「Suwary（スワリー）」の特長
アプリで予約、かんたんチェックイン
座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、スマートフォンのアプリでかんたんに予約でき、オフィスでは座席にタッチするだけでチェックイン、チェックアウトが可能です。誰にでもかんたんに操作できるので導入時の混乱が少なく、無断での座席利用を防止できるほか、運用の透明性と正確性が高まります。
アプリのプッシュ通知で間違いが起きづらい
座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、予約時、座席利用開始・終了間際、予約終了時にプッシュ通知が送られます。これにより、従業員同士の認識違いが起きにくく、スマートな座席活用が実現します。
オフィスマップで誰がどこにいるかわかる
フリーアドレスの課題として、どの席が空いているのか、また、誰がどこにいるかがわかりづらいことが挙げられます。座席管理システム「Suwary（スワリー）」なら、フロアマップや条件検索機能を活用し、リアルタイムで空席を探せるほか、「誰がどこに座っているのか」も一目でわかります。従業員同士の連携がスムーズになり、業務効率やコミュニケーションの質も向上するでしょう。
Microsoft Azureを使用したシステムで信頼性が高い
座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、世界的に信頼性の高いMicrosoft Azureを基盤とし、システムを展開しています。クラウド環境ならではの柔軟性を活かし、常に最新の機能やアップデートを提供できるため、変化する働き方にもスムーズに対応できます。
履歴をクラウドに蓄積、解析できる
座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、オフィスの管理者にとって使い勝手が良いのも大きな特徴です。従業員の座席利用履歴を蓄積、解析できるため、オフィス全体の運用の見直しにも活用可能です。
例えば、どの席がよく使われているか、また、使われていないエリアはどこかといった利用傾向を可視化することで、レイアウトの改善やスペースの再配分が可能になります。これにより、無駄なスペースを削減し、快適で効率的なオフィスづくりに貢献します。
空予約は自動キャンセルで効率化アップ
予約済みなのに実際には使われていない「空予約」は非効率的であり、ほかの従業員が空いている席を利用できない原因にもなります。座席管理システム「Suwary（スワリー）」では予約した人が実際に着席したかどうかを記録し、チェックインが行われない場合は自動的に予約がキャンセル。空予約の常態化を防ぐことができます。
このような仕組みにより、限られた座席を有効に活用でき、オフィススペースの運用効率を高めるとともに、従業員の利便性や満足度の向上にもつなげられます。
座席管理システム「Suwary（スワリー）」について詳しくは、こちらのページをご覧ください。
座席管理システム導入のメリットと効果
フリーアドレスの運用をスムーズにし、従業員と管理者の双方にとって働きやすい環境を整える上で、座席管理システムの導入は大きな効果を発揮します。ここでは、導入によって得られる主なメリットを具体的に紹介します。
＜座席管理システム導入のメリットと効果＞
- 時間削減とストレス軽減
- コミュニケーションの促進
- オフィススペースの最適化
時間削減とストレス軽減
座席管理システムを導入すると、従業員はリアルタイムで空席を確認したり、座席を予約したりできます。出社後に「どこに座ろうか」とオフィスを歩き回る時間が不要となり、業務開始までの無駄な時間を削減可能です。
また、「当日出社するといつも座りたい席が埋まっている」といった不満も、事前予約機能によって解消できます。さらに、座席の利用状況が可視化されているため、同じチームのメンバーがどこに座っているかを把握しやすく、近くに座るという選択も取りやすくなります。こうした機能により、従業員のストレスが軽減され、満足度や生産性向上にもつながります。
コミュニケーションの促進
座席管理システムを活用すればチームメンバーがオフィス内でどこにいるかを把握できるため、業務上必要なメンバーが近くに座ることが可能です。これにより、日常的な声かけや相談がしやすくなり、情報共有や連携が円滑に進むようになります。
また、部署を越えた偶発的なコミュニケーションの機会も生まれやすく、組織全体の風通しや活性化にも好影響を与えます。
オフィススペースの最適化
座席管理システムは、利用履歴や予約状況のデータを蓄積するため、どの席がどれだけ使われているかを正確に把握できます。このデータを活用すれば、使われていない席やエリアを見直し、オフィスレイアウトの改善やスペースの再配分が可能です。
データをもとにオフィスの無駄なスペースを削減し、必要な場所にリソースを集中させれば、オフィス全体のコストの削減や環境の快適性向上にもつながります。
プラスの座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、こうしたメリットを実現しながら、誰にでも使いやすいシンプルな設計が魅力です。導入や運用もスムーズに進められるので、オフィスづくりの改善計画にお役立てください。
座席管理システム導入時に見直すべきポイント
座席管理システムを導入する際は、システムの機能面だけでなく、オフィスの運用ルールやレイアウトも併せて見直すことが重要です。ここでは、その見直しポイントを解説します。
＜座席管理システム導入時に見直すべきポイント＞
- オフィスレイアウトを最適化する
- 運用ルールを整備し、周知する
オフィスレイアウトを最適化する
座席管理システムで蓄積される利用データは、オフィスレイアウトの改善に大いに役立ちます。例えば、利用率の高い席を中心に増設を検討したり、使われていないエリアを別の用途に転用したりするなど、実際の利用状況にもとづいた改善が可能になります。
また、プロジェクト単位や部署ごとの利用傾向を分析すると、業務内容に合ったゾーニングを行うことも可能です。エリアごとに明確な目的や特徴を設定し、「集中スペース」「コラボレーションスペース」などの名称を設けることで、従業員が使いやすく、わかりやすいレイアウトを実現できます。
運用ルールを整備し、周知する
フリーアドレスを円滑に運用するには、明確なルールづくりと、従業員への周知徹底が欠かせません。例えば、座席の利用時間制限、離席時のルール、Web会議時のマナー、飲食の可否などをあらかじめ定めておくことが重要です。
こうしたルールは、社内ポータルや掲示物などでわかりやすく伝えるだけでなく、定期的な見直しとアップデートを行うことで、従業員への認識を高められ、運用トラブルの防止にもつながります。システムに頼るだけでなく、人の運用とのバランスを取りながら、快適で効率的なオフィス環境を構築しましょう。
フリーアドレスの座席管理システムなら「Suwary（スワリー）」がおすすめです
フリーアドレスの運用において、座席の確保や従業員の所在管理、スペースの有効活用といった課題はつきものです。こうした課題を解消し、快適かつ効率的なオフィス環境を実現するためには、座席管理システムの導入が欠かせません。
プラスが提供する座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、シンプルで直感的な操作性が高く評価されている座席管理システムです。予約・チェックイン機能、利用履歴の可視化のほか、利用状況のデータをレイアウトの最適化に活用できるなど、従業員にとっても、管理者にとっても使いやすい設計が特長です。
フリーアドレスの導入・改善を検討している企業にとって、座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、業務効率と快適性の両立を実現する心強いパートナーとなります。ぜひご相談ください。
座席管理システム「Suwary（スワリー）」の資料ダウンロード
座席管理システムに関するよくある質問
フリーアドレスオフィスの運用を円滑にするには？
フリーアドレスオフィスでは座席管理システムの導入が欠かせません。座席管理システムなら、アプリ上のフロアマップや条件検索からリアルタイムで空席を探し、予約することが可能です。出社してから空いている座席を探す手間が省け、業務開始までの時間も短縮されます。また、誰がどこに座っているのかが一目でわかるシステムもあり、チーム内外のコミュニケーションも円滑になるでしょう。
座席を予約したのに実際には使われていない「空予約」を防ぐ方法はありますか？
多くの座席管理システムには、ICカード、人感センサーなどを用いたチェックイン・チェックアウト機能などが搭載されています。予約した従業員が実際に着席したかどうかの自動記録が可能なシステムもあります。チェックインが行われない場合は、一定時間後に予約を自動キャンセルでき、空予約の常態化を防ぐことが可能です。座席管理システムを導入すれば、限られたオフィススペースを有効に活用でき、従業員の利便性向上にもつながるでしょう。
フリーアドレス導入後に、オフィスレイアウトを改善する方法はありますか？
座席管理システムのなかには、座席の利用履歴を自動で蓄積でき、どの席が頻繁に使われているか、または使われていないかを可視化できるシステムがあります。このデータを活用すれば、人気のあるエリアに席を追加したり、活用されていないエリアを別の用途に転用したりするなど、レイアウト改善の判断材料になります。プロジェクト単位や部署ごとの利用傾向に応じてゾーニングを行うと、業務に合ったレイアウト構成が可能です。こうした見直しは、オフィススペースの最適化と従業員の生産性向上につながります。
