【オフィスカフェ活用例】困ったときはココに聞く「HELP CAFE」開設のススメ

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新しく始まったシステム・制度・組織を浸透させるためには、社員の不安・疑問を解消することで、その後の運用がスムーズになります。

今回は社内カフェを利用した相談窓口の事例をご紹介します。

新しいことをスタートさせるには“ いかに浸透させるか ”


新年度を控え、新しいシステムや制度、組織をスタートさせる準備をしている企業も多いのでは? 
新しいことのスタート時には様々な準備が必要になってきます。 
例えば、企業での新制度。 
社員一人ひとりが理解していなければならないことですが、説明会を開催しても「仕事が忙しくて出られなかった」「開催を知らなかった」という社員や「説明を聞いてもいまいち理解できなかった・・・」という社員も出てきて、なかなかスムーズに浸透しません。 

また、社員が後で担当者に質問しようとしても業務に集中している時は声を掛けづらく、担当者も社員が入れ代わりで質問にくると業務も進みにくいといったことも。 


私たち、プラスファニチャーカンパニーでも新システム導入時に同じような状況になり、うまくスタートできませんでした。 
そこでシステム担当の社員が、とあるカフェをオープンしました。 
システムについて何でも聞ける“ HELP CAFE ”です。 


【事例】新システムの疑問を解決する“ HELP CAFE ”をオープン



私たちのオフィスにも無料でコーヒーを飲めるカフェスペースがあります。 
そこを利用し、システム担当者が“ HELP CAFE ”というものを立ち上げました。カフェの店長はシステム担当者です。 
その名の通り、淹れたてのコーヒーを出しながら、新しく導入した顧客管理システムの質問を店長がなんでも受けます。 

カフェ店長(システム担当者)に当時を再現してもらいながら、話を聞いてみました。 




■ HELP CAFEを始めたきっかけは? 
「新しい顧客管理システムを導入したときに説明会も開いたけれど、実際に使い始めて社員の皆さんから質問が多く出てきました。 
席を外していると個別の質問に応えづらいし、わざわざ私のデスクに来てまで質問しづらい人もいたみたいでした。 
そこで、時間をきちんととって質問を受けようと思ったときに、ちょうどオフィスにカフェができたこともあり“ HELP CAFE ”をオープンしてみました。」 

■ 頻度はどれくらい? 
「毎週水曜日の16時~終業時間までとして、2ヶ月間続けました。 
使っているうちに質問がたくさん出てきたということもあったので、皆さんがシステムに慣れるまでの時間を考えました。 
カフェオープン中は接客第一で運営して、人が誰もいないときにしか他の仕事はしないようにしました。 
そこはカフェの店長になりきりましたね。」 

■ 効果はどうだった? 
「普通の社員から役員まで、いろんな人が質問しに立ち寄ってくれました。 
新しく導入した顧客管理システムのことだけでなく、雑談がてら他のオフィスソフトの操作やWEBサイトのことなど日ごろ聞きにくいちょっとした質問まで出てきて、疑問解消の良い機会として受け取ってくれたようです。 
やっぱり、カフェで行うという気軽さが良いのでしょうね。 
これまで新システムを使わなかった人が使うきっかけづくりになったと思います。」 

■ 社員の反応はどうだった? 
「『気軽に質問できていいね』といった声や『おもしろい取り組みだね』といった反応も出るぐらい好評で、社内報にも取り上げられました。 
私自身も色々な人とコミュニケーションをとれてよかったです。 
また別のテーマでHELP CAFEの店長をしてみたいですね。」 


helpcafeシーン


helpcafepop 
▲POPも作って、通りすがりの社員にもアピールしていました。



【 おまけ 】 
この取材のついでに、最近物忘れが激しいことを相談すると、「私もそうなんです!どうしたらいいですか?!」と切り替えされてしまって困りました。 
私たちには“ 物忘れ HELP CAFE ”が必要なようです・・・。 


“ HELP CAFE ”は他にも応用できる



私たちの事例は、新システム導入の際の相談窓口という役割でしたが、様々な応用ができます。 
例えば、こんな切り口はいかがでしょうか。 

【新制度 HELP CAFE】新制度の説明、利用の相談など・・・ 
【新入社員 HELP CAFE】書類申請の方法、○○の利用方法、社内規定、困ったときの相談など・・・ 


カフェといったカジュアルな場だからこそ気軽にできる質問と相談。 
新年度を迎えるこの機会に、あなたの会社に合った“ HELP CAFE ”をオープンしてみてください!