オフィス改革とは働き方改革を実現する取り組み
オフィス改革とは、従業員が効率的かつ快適に働けるよう、オフィス環境を総合的に見直し改善する取り組みです。物理的な空間設計やレイアウト変更だけでなく、ICTツールの導入、制度・ルールの整備、企業文化の変革まで含む包括的な概念を指します。人材の能力を最大化し、企業の競争力向上を目指す戦略的投資として位置づけられます。
オフィス改革と働き方改革の関係性
2019年4月1日から段階的に施行された働き方改革関連法の施行により、長時間労働の是正や多様な働き方への対応が企業の急務となっています。オフィス改革は働き方改革を実現するための具体的手段として機能し、生産性向上と従業員満足度向上を両立させる大切な取り組みです。
テレワークとオフィスワークのハイブリッド化が進む中、オフィスの存在意義と機能を再定義する必要性が高まっています。
オフィス改革が注目される背景
オフィス改革が注目される背景には、主に3つの要因があります。
＜オフィス改革が注目される背景＞
- オフィスに求められる役割が変化している
- 限られた人材で生産性を高める必要がある
- 人材確保・定着率向上の重要性が高まっている
オフィスに求められる役割が変化している
コロナ禍を機にテレワークが急速に普及し、オフィスの利用率や従業員の意識が大きく変化しています。従来の「毎日全員が出社する前提」から「必要に応じて活用する戦略的空間」へとオフィスの位置づけが変化しました。
個人作業はテレワーク、チームワークや創造的業務はオフィスという役割分担が明確化し、オフィス機能の最適化が求められています。
限られた人材で生産性を高める必要がある
少子高齢化による労働力不足が深刻化し、限られた人材でより高い成果を上げる必要性が増えています。DXの進展により業務プロセスが変化したことで、それに対応したオフィス環境の整備が急務です。グローバル競争の激化により、イノベーション創出や意思決定スピードの向上がより重要となり、それを支えるオフィス環境が求められています。
人材確保・定着率向上の重要性
売り手市場の人材獲得競争において、魅力的なオフィス環境は重要な差別化要因となっています。特にミレニアル世代やZ世代は職場環境を重視する傾向が強く、オフィス改革が採用力向上に直結します。従業員エンゲージメントの向上により離職率を下げ、優秀な人材の定着を図ることが企業の持続的成長に不可欠です。
働きやすいオフィス改革で得られる5つのメリット
オフィス改革を実施すれば、企業は以下の5つのメリットを得られます。
＜オフィス改革で得られる5つのメリット＞
- メリット1：業務効率化と生産性向上
- メリット2：社内コミュニケーションの活性化
- メリット3：従業員満足度・エンゲージメントの向上
- メリット4：企業ブランディング・採用力強化
- メリット5：コスト削減とROIの向上
メリット1：業務効率化と生産性向上
適切な空間設計により、集中力を高める個人作業エリアとコラボレーションを促進する共有スペースを使い分けると、作業効率が向上します。また、ICTツールを活用すれば、ペーパーレス化やデジタル化が進み、情報共有や意思決定をスピードアップできるでしょう。
動線の最適化や必要な設備・ツールへのアクセス改善も必須です。無駄な移動時間や待機時間を削減し、業務時間を有効活用できます。
メリット2：社内コミュニケーションの活性化
フリーアドレスや部署横断的な座席配置を導入すれば、普段接点の少ない部署間での偶発的な交流が生まれやすくなります。カジュアルな会話ができるラウンジスペースやカフェエリアの設置も、リラックスした雰囲気でのコミュニケーションを促進できるでしょう。
オープンなレイアウトや見通しの良い空間になれば、上司・部下間や同僚間で相談や情報共有がしやすくなり、コミュニケーションの活性化によってチーム全体の業務効率や連携力の向上が期待できます。
メリット3：従業員満足度・エンゲージメントの向上
快適で機能的なオフィス環境は従業員の仕事に対するモチベーションを高め、企業への愛着や誇りを醸成します。多様な働き方やワークスタイルに対応した柔軟な環境を提供すれば、個々の従業員のニーズへの対応が可能です。健康や安全に配慮した設備・制度の導入により、従業員の心身の健康維持をサポートし、長期的な働きやすさが実現します。
メリット4：企業ブランディング・採用力強化
洗練されたオフィスデザインや先進的な設備は、企業の革新性や成長性をアピールする重要なツールとなります。来訪者や取引先に対して企業の価値観や文化を視覚的に伝えれば、ブランドイメージを向上できます。
また、SNSやメディアでの露出機会が増えれば、企業の認知度向上と優秀な人材の応募増加につながる好循環を生み出すでしょう。
メリット5：コスト削減とROIの向上
効率的に空間を利用すると、賃料や光熱費などの固定費削減が可能になり、同時に生産性向上による収益増加も期待できます。ペーパーレス化や業務自動化にもつながり、印刷コストや事務作業にかかる人件費を削減できるでしょう。
また、従業員の離職率を下げられれば、採用・研修コストが削減され、長期的には大幅なコスト削減に効果的です。
オフィス改革の具体的な取り組み
オフィス改革を進めるための具体的な取り組みは次のとおりです。
■オフィス改革の具体的な取り組み
レイアウト・空間設計の見直し
フリーアドレスを導入し、業務内容や気分に応じて最適な場所で作業できる環境を構築します。また、集中ブースや個室スペースを設置して、重要な業務や電話会議に集中できる静かな環境を確保しましょう。
さらに、リフレッシュスペースやカフェエリアを設けて、休憩や軽食を取りながらリラックスできる空間を提供すれば、メンタルヘルスの向上につながります。
フリーアドレスについてはこちらの記事をご覧ください。
ICT・デジタルツールの活用
クラウドサービスやビジネスチャットツールの導入により、場所を選ばない情報共有と円滑なコミュニケーションの実現が可能です。Web会議システムや電子署名システムを活用すれば、リモートワークとオフィスワークをシームレスに連携できます。
また、IoTセンサーやAIを活用した環境制御システムを導入すれば、温度・湿度・照明を自動調整し快適な作業環境を維持できるでしょう。
制度・ルールの整備
フレックスタイム制や時差出勤制度の導入により、従業員の多様なライフスタイルに対応した柔軟な働き方を支援します。服装規定の緩和やカジュアルな服装の推奨により、従業員がリラックスして働ける環境を創出します。
例えば、清掃当番制を廃止し、専門業者へ委託すれば、従業員が本来業務に集中できる体制を整備可能です。
ウェルビーイング向上施策
エルゴノミクス（人間工学）にもとづいた机や椅子の導入し、従業員が長時間快適に作業できる環境を整えると、身体的な負担を軽減し、集中力や生産性の向上にもつながります。自然光を活用するほか、観葉植物を設置し、ストレス軽減と創造性向上につながる自然的な環境を創出しましょう。
また、マッサージチェアや仮眠スペースを設置すれば、短時間でのリフレッシュとパフォーマンス回復をサポートできます。
パワーナップについて、詳しくはこちらのページをご覧ください。
パワーナップの効果とは？生産性を向上させる正しい方法と商品を解説
オフィス改革の課題
オフィス改革を進める上で生じがちな課題は、次のとおりです。
＜オフィス改革の課題＞
- 初期コストや予算確保でつまずくことがある
- 従業員が適応しない場合もある
- マネジメントの再構築が必要になる
初期コストや予算確保でつまずくことがある
オフィス改革には設備投資やレイアウト変更に伴う初期コストが発生し、特に中小企業では予算確保が困難かもしれません。ROIの算出が困難で経営陣の理解を得にくく、投資判断が先送りされるケースもあります。
コストを削減するためには、段階的な実施や補助金・助成金の活用、リース・レンタルサービスの利用がおすすめです。
従業員が適応しない場合もある
従来の働き方に慣れた従業員が新しい環境や制度に適応するまでに時間がかかり、一時的に生産性が低下するかもしれません。特に、世代間や職種間での受け入れ度には差があることが多いため、組織内に混乱や不満が生じがちです。
現場での混乱を避けるためには事前の説明会やトライアル期間の設定が必要です。その後もフィードバック収集と改善を確立すれば、スムーズな移行を促進できます。
マネジメントの再構築が必要になる
フリーアドレスやテレワークでは、従来のような目の前での管理や声がけが難しくなります。そのため、従業員の業務状況や成果を適切に把握するための、新たな評価・管理手法の構築が不可欠です。また、固定席がなくなることで、チーム内でのコミュニケーションが希薄になりがちです。情報共有や指示伝達の仕組みも、これまでとは異なる形で再設計する必要があります。
具体的には、成果にフォーカスした評価制度の導入や、進捗管理を可視化するためのデジタルツールの活用が効果的です。加えて、定例の1on1やオンラインミーティングの仕組み化などにより、信頼関係を保ちながら柔軟なマネジメントスタイルを確立することが求められます。
オフィス改革を成功に導く手順
オフィス改革を成功させるためには、以下の3つのステップを踏むことが重要です。
＜オフィス改革を成功に導く手順＞
- ステップ1：現状を分析し、課題を洗い出す
- ステップ2：目的設定と施策立案のプロセス
- ステップ3：段階的に実施し、効果を測定する
ステップ1：現状を分析し、課題を洗い出す
従業員アンケートやヒアリングを実施して、現在のオフィス環境に対する満足度や改善要望を定量的・定性的に把握します。業務効率や生産性に関する客観的データ（残業時間、会議時間、移動時間など）を収集・分析し、具体的な課題を特定します。他社の成功事例やベンチマーク調査により、自社の現状を相対化し、改善の方向性の明確化が可能です。
ステップ2：目的設定と施策立案のプロセス
経営戦略と連動した明確な目的を設定し、全社的なコンセンサスを形成してからプロジェクトを開始します。優先順位をつけた具体的な施策を立案し、予算・期間・責任者を明確に定めた実行計画を策定します。
ステークホルダーの巻き込みと合意形成を丁寧に行い、組織全体でのコミットメントを確保することが大切です。
ステップ3：段階的に実施し、効果を測定する
一度にすべてを変更するのではなく、リスクを最小化するために段階的・部分的な実施から開始します。定期的な効果測定とPDCAサイクルの運用により、継続的な改善と最適化を図ります。定量的指標（生産性、満足度、コスト削減額など）と定性的指標（従業員の声、行動変化など）を組み合わせた多面的な評価が重要です。
【事例】プラスが手掛けたオフィス改革の成功事例3選
プラスでは、さまざまな企業様のオフィス改革をサポートしています。ここからは、企業規模別にオフィス改革を成し遂げた事例を紹介します。
事例1：分散していたオフィスをワンプレート化し、新しい価値創出を目指したNTTデータ関西 様
| 入居人数 | 約600名 |
| 延床面積 | 約4,000平方メートル |
| 業界・業種 | 情報通信業 |
分散していた部署をワンフロアにまとめ、オフィスを改革した同社。高層階の展望を活かし、開放感をもたらすコミュニケーションエリアと、集中できるワークエリアをシームレスに配置しました。部門間のコラボレーションの促進や、組織の垣根を越えたコミュニケーションの活性化を見込み、新たなビジネス価値の創出を目指しています。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
事例2：部門間のコミュニケーションを促す環境を整備した森村商事株式会社 様 21階改修工事
| 入居人数 | 約200名 |
| 延床面積 | 約1,500平方メートル |
| 業界・業種 | 商社 |
本社オフィスの増床に伴い、部門を横断するコミュニケーションを促進する環境に改修しました。共有スペースの充実により、自然な交流が生まれ、組織の連携力が大幅に向上。オフィスグリーンを豊富に取り入れて、ナチュラルでリラックスできる雰囲気も生まれました。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
オフィス改革でグループを一体化した株式会社クレディセゾン 様・福岡グループ拠点
| 入居人数 | 約40名 |
| 延床面積 | 約450平方メートル |
| 業界・業種 | 金融業 / 不動産業 |
オフィスが分散していたクレディセゾングループでは、初の共同拠点を福岡市に開設する際に、オフィス改革を実施。執務やミーティングはもちろん、イベントやセミナーなどを行える共用スペースを充実させ、事業連携の強化・価値観の融合・グループブランディング・クリエイティブシンキングを目指しています。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
オフィス改革に関するよくある質問
オフィス改革とはどのようなことを指しますか？
オフィス改革とは、従業員がより効率的かつ快適に働けるよう、オフィス環境を総合的に見直し改善する取り組みです。物理的な空間設計やレイアウト変更だけでなく、ICTツールの導入、制度・ルールの整備、企業文化の変革までを含みます。人材の能力を最大化し、企業の競争力向上を目指す戦略的投資として位置づけられています。
オフィス改革が注目されている背景は何ですか？
オフィス改革が注目される背景には、主に3つの要因があります。1つ目は、テレワークの普及によりオフィスに求められる役割が変化していることです。次に、少子高齢化による労働力不足で限られた人材で生産性を高める必要があります。さらに、人材獲得競争の激化により人材確保・定着率向上の重要性が高まり、オフィス改革が求められています。こうした時代の変化により、従来のオフィスの在り方を見直す必要性が高まっているといえるでしょう。
オフィス改革を行うメリットを教えてください。
オフィス改革の主なメリットは5つあり、「業務効率化と生産性向上」「社内コミュニケーションの活性化」「従業員満足度・エンゲージメント向上」「企業ブランディング・採用力強化」「コスト削減とROI向上」です。これらのメリットにより、企業は競争力を高め、持続的な成長を実現できます。特に、働き方の多様化が進む現代において、魅力的なオフィス環境は優秀な人材の確保と定着に直結する重要な要素となっています。
