オフィスの移転物語 ネットイヤーグループ株式会社様既存の枠組みを

Prologue

移転して3年、見えてきた課題

・スタッフの数が増え、一人一人のスペースが手狭に

リニューアルの理由として多いのが、増員によって、各人のスペースが圧迫されていくという問題です。プラスファニチャーカンパニー東京オフィスにおいても、同様でした。

「移転から3年経ち、状況が変わってきました。近隣のビルにいた事業部が移ってきたり、新たな事業が立ち上がったり……で、当初考えていたよりも、人員が増えました。そのために同じビルの7階フロアにもオフィスを持つなど増床しましたが、雑然としてきてしまいました」

3年前の移転物語
「PLUSファニチャーカンパニーの移・転・物・語」

・フリーアドレスが形骸化

3年前の移転の際に、新たな交流、自然なコミュニケーションが生まれるように……と席を固定しないフリーアドレスを導入しました。
「移転当時は、好きなスタイルで仕事ができる『フリースタイル』でしたが、次第に席が固定化していきました。どこでもいい……というと、自分にとって居心地の良い場所にいつも座ってしまうんですね。
電話がかかってきたときに所在がわからない、あるいはチームの状況を把握したいからとグループで固まったりすることもありました。
移転直後はすっきりしていたデスクも、固定化した席では、デスクの上から足元まで、荷物が山積みされるようになってしまいました」
こういった問題はフリーアドレスを導入したお客様からもよく聞こえてくる声です。

  • ▲雑然としてきたオフィス
  • リニューアル
    プロジェクト・チーム

    マーケティング統括部
    田中 延尚
  • リニューアル
    プロジェクト・チーム

    デザイン部
    野中 由美子
  • リニューアル
    プロジェクト・チーム

    デザイン部
    森田 修史

・年に一度のワーカーアンケートで見えてきた課題

以前から年に一度行っていたワーカーアンケートの中で、現状のオフィスへの課題が見えてきました。たとえば「図面のプリントアウトを広げて見られるスペースがない」「見本帳などを置く倉庫スペースが雑然として足の踏み場もない状態になってきた」「数人での軽い打ち合わせができるスペースが足りない」などの声です。

Chapter1これからを模索するリニューアル・プロジェクト発足

リニューアルの
プロジェクト・チームを結成、目的を明確化。

リニューアルにカンパニー全体の声を反映すべく、オフィスデザイン、製品企画、営業、マーケティングの各部門から成る、全6名による横断的プロジェクト・チームを結成しました。まず行ったことは、現状の把握と目的の明確化でした。

「プラスファニチャーカンパニー東京オフィスは仕事場であると同時に、ワークスタイルの提案ツールとしてお客様に見せる『ライブショーケース』でもあります。つまり、リニューアルは、これからのオフィス提案を考えることでもあったんです」

空間を提案する企業として、オフィスを“「進化」と「深化」を続ける場”と位置づけ、オフィスの課題を抽出し、そこから導き出された新しい働き方をお客様に具体的に提案するとともに、働く社員がより快適に過ごせる新オフィスを目指しました。

経営層へのヒアリングと座談会開催

これからのオフィスのありかたを考えるにあたり、経営層にヒアリングを行うと共に、社員の声を聞く座談会を開催しました。
ワーカーアンケートでは数値的に把握しましたから、どこをどうしたいのか、具体的な声をヒアリングすることにしました。

「座談会は部署ごとではなく、全員が気兼ねなく本音を言えるようにと、若手、中堅、ベテラン……と年代別に行いました。また、それとは別に、部長職以上のマネージメントクラスの座談会も開きました。リニューアルは、社員がより快適に過ごせるように行うものですから、何が問題だったか、逆にどこはよかったのか、座談会で具体的に声を聴くことができましたね。それにより、リニューアルで解決すべき課題にプライオリティをつけることができました」

適業適所のために行動調査

働き方に合わせて働く場所を選べる適業適所を目指していました。それぞれの業務によって、オフィスや自席で過ごす時間の長さも異なりますし、作業内容や打合せの仕方も異なります。
「メンバーがどういう働き方をしているか、情報処理だけなのか、それとも創造が多いのか、席にいるのか、外出が多いのか……などアクティビティ、行動調査を行いました」

アクティビティ調査結果:社内

有能な人材確保、健康志向も踏まえ、仮のコンセプト「人が活きるオフィス」決定

オフィスには、そこで働く社員が快適に過ごすことができ、士気を高めて、能力を最大限に発揮できる場所であることが求められます。一日の多くの時間を過ごすオフィスは健康とも深く関わっています。
少子高齢化が進む中で、日本の人口における生産年齢人口(15~64歳の人口)割合は、2010年の63.8%から、さらに減少を続け、人材不足は深刻な問題です。
「今後、魅力的なオフィスは有能な人材を確保するためにますます重要なツールとなるでしょう。お客様の課題解決のためにも、『人が活きるオフィス』が仮のコンセプトとして決ま りました」

リニューアル構想スケッチ

生産年齢人口の減少(総務省)

Chapter1稼動しながらのリニューアル。
目指すは「IGOCOCHI making」

ポストフリーアドレス考「IGOCOCHI making」

元々目指していたのは、省スペース的なフリーアドレスではなく、仕事に適した場所などを選べるフリースタイルでした。
「一人で集中する時、アイデアを思い巡らす時、ちょっと誰かに相談する時、相手とじっくり話したい時、みんなでアイデアをふくらませる時、みんなでコミュニケーションを深める時……働くシーンで、スペースの使い心地、座り心地、商談のし心地など、場所によって居心地に違いがあります。
リニューアルでは固定の自席を用意しつつも、さらに仕事や気分に合わせて居心地の良い場所を選べるようにしました」
仮のコンセプト「人が活きるオフィス」を突き詰めると、大事なのは「IGOCOCHI making」でした。

稼働しながらの移動を身軽に行えるよう、
オフィスダイエットを決行

リニューアルが、3年前の移転とは異なっていた点が、稼働しながらの実行だったことです。「仕事の手を止めることなく、ほぼ全員が移動しました。いわゆる玉突き状態でした。ここが空いたら、この人が動き、その人が動いたら、次の人が……。それを成功させるために、プロジェクト・チームは荷物の移動などの綿密なスケジュールを立て、コストコントロールも行いました。

また、身軽に移動できるように荷物を整理してくださいとお願いして、オフィスダイエットを行いました。そうやって不要なものを片付けていったところ、なんとダンボール箱171箱の書類を処分することになりました」
それにより、さらに新たな使い方ができる空間も作れました。

  • ▲デスク横での墨だし

  • ▲ロッカーを利用しての打ち合わせ

全社員に向けて、繰り返し説明会

みんなの意見を踏まえた結果、どういう形にするのかを理解してもらうべく、繰り返し、説明会を開きました。
増床や増員などリニューアルを必要とするシーンは、会社の変化の時。リニューアルはブランディングを改めて見直す、いいタイミングでもあります。

「最初はどうしても概念的になりがちで、ピンと来てもらえませんでした。しかし、ここはお客様に見せる『ライブショーケース』でもあるので、社員に理解してもらう必要がありました。回を重ね、また具体的にそれぞれのコンセプトを持つスペースができあがっていくうちに、次第に自分事としての意識も、理解も深まっていきましたね」

Chapter3生まれ変わったオフィスWalk Talk Work

東京オフィスのコンセプトは「Walk Talk Work」。そこに込められた思いは「動きながら、話しながら、仕事しよう」。
座っている時間の長さが寿命を縮めるという研究結果もあり、座りっぱなしではなく、適度に歩くことが、健康のために求められています。
「リニューアル後は、それぞれの自席もありますが、ふらっと歩いて、そのときどき居心地の良い場所でときに集中、ときに雑談、ときにミーティングすることができます。そのなかで、新しい仲間やアイデア、気づきとの出会いがあります。
『Walk Talk Work』には、意識して歩いてもらおうという気持ちが込められています。みんなを動かすための仕掛けをオフィスに作りました。動いている間の偶然の出会いもありますからね。

3年前の移転効果として、カフェが中心にあり、『いままでは知らなかった他の部署の人や、年代の違う社員とカフェで出会い、会話ができるようになった』という声が多くありました。『カフェはより多目的に使えるような形にすべき』という声も出ました。ですから、カフェは残し、それをより活かす形を考えました。
また集中できる『コツコツBooth』や、図面を広げての作業や軽い打合せが行える『ガヤガヤ Lounge 』などは予約制にはしていません。『予約してしまったから使わなければならない』『10分だけ使いたいのに、予約は30分単位だから無駄な時間が出てしまう』などは避けたいですから。その代わりに、現在の使用状況を示す赤・青・黄色のサインを自席で確認できるようにしています」

図面を広げての作業や、軽い
ミーティングに使えます。
立ったままでの話合いにも。

コンパクトなカフェ空間を生み出す
「5TSUBO CAFE」の提案です。両側から
来た人がここで出会えます。

隣の人から話しかけられて
仕事を中断される心配がない、
一人で集中して仕事をできる
ブースです。

ブレインストーミングなど、アイデアを
生む準備段階の、少人数でのフリー
ミーティングスペースです。

リビングのようなリラックスできるスペースは、
一人でくつろぎながら考え事したり、
軽いミーティングに使ったりできます。

epilogue自分たちの言葉で語る「IGOCOCHI making」

働き方も柔軟に、メンバー間の交流も生まれることを実感

リニューアル後のアンケートでは、「大変働きやすい。いろいろな場所で仕事をできるよう自分自身が活動的になろうと思う」「OPENで一体感のあるオフィス空間になったように思う」「オフィス全体が見渡しやすく、カフェコーナーではコーヒーが出来上がるまでの時間に、他部署の方と気軽に交流ができ、大変満足している」などの声が上がりました。

社員の声(社内アンケート抜粋)

    • 以前よりサンプル&作業スペースが近くなり、他部門との交流が増えた。市ヶ谷移転後では一番働きやすい環境になった。
    • 非常に綺麗なオフィスで働く環境としては理想的な形だ。
    • 見通しがよく人が探しやすい。フリー席があり、ちょっとした打合せがしやすい。
    • リニュアル以前より快適に過ごせるようになった。自席があることでどこに営業がいるかもわかりやすくコミュニケーションがとりやすい。
    • 閉塞感はなくOPENで一体感のあるオフィス空間になった。
    • 頻繁に改善されていてどんどんよいオフィスになっているように思う。

お客様の立場に立った経験でのオフィス作り

居ながらにしてリニューアルを決行したことにより、リニューアルを自分事として実感できました。IGOCOCHI makingのテーマを東京オフィスで新製品とともに表現したことで、社内での理解が深まりました。
「リニューアル前の説明会の時点では『コンセプトとか……よくわからない』と言っていた営業担当者も、お客様を案内するときに、自分の言葉でコンセプトから説明していて、それを聞いたときはうれしかったですね。実体験を持って、自分たちの言葉でオフィスづくりやリニューアルについて、お客様に語れるようになったというのは大きいですね」

オフィス来場者からも、体験に基づく提案や健康志向が好評

リニューアルしたオフィスのお披露目と新製品発表を兼ねたイベント「PLUS Furniture Fair 2017」来場者のアンケートでは、IGOCOCHI makingに「興味を持った」「やや興味を持った」という声が合わせて96%ありました。
具体的には「働き方に対する目配りの新しさを感じた」「働く人ファーストの考え方がいいと感じた」「開放感を保ちながらも個々のスペースを確保する工夫が見られました」「健康に対しての意識が高く社員の方々の働き方にしっかり寄り添えていそう」など、新しい働き方提案や健康に対する意識の高さを評価いただきました。

それぞれのスペースの「ガヤガヤ」「ゆるゆる」など、擬音で気分を伝えるネーミングも好評で、どの提案空間に関しても、「導入を検討したい」「興味がある」を合わせると90%を超えました。

来場者の感想

PLUS Furniture Fair 2017
(来場者数:943名 開催期間:2016年11月24~25日)

どの空間も90%以上の方々が導入検討を含め興味をもたれた。
「導入検討」が高いのは「コツコツ(16%)」「ワクワク(15%)」の順。

新オフィスを動画でご紹介します。(2分30秒)

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